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Eine Erfolgsstrategie – und die Abläufe, die dahinterstehen

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Jedes Team innerhalb einer Firma – und sei es noch so klein – trägt zum Gesamterfolg bei. Zunehmend erwartet man von Führungskräften, dass sie team- und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Fundierte Entscheidungen über Ressourcenverteilung, Budgets und Investitionen sind nur möglich, wenn die relevanten Daten aus allen Geschäftsbereichen gebündelt werden. Entscheidend für die Arbeit ist, die richtigen Informationen im richtigen Format zur richtigen Zeit zu erfassen.

Viele Unternehmen leiden unter der Papierflut. Dadurch wird die Entscheidungsfindung chronisch verlangsamt. In einem harten Wettbewerbsumfeld ist es jedoch wichtig, zügig Entscheidungen zu treffen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Verzögerungen können erhebliche Geschäftsprobleme nach sich ziehen, weil sie die Produktivität bremsen und die Motivation untergraben.

Doch wodurch entstehen Verzögerungen? Schlechtes Datenmanagement ist ein ernsthaftes Problem. Wann immer Informationen schnell benötigt werden, verwenden Mitarbeiter zu viel Energie darauf, sie wiederzufinden. Zum Beispiel kann hinter einer Papierrechnung an die Finanzabteilung ein elektronischer Auftrag stehen (der als elektronischer Datensatz im Buchhaltungssystem erfasst ist), der einen Papiervertrag beinhaltet (der in der Rechtsabteilung abgelegt ist). Diese drei zusammengehörigen Dokumente haben somit verschiedene Formate und sind an unterschiedlichen Orten abgelegt. Bei Rückfragen oder Problemen mit der Bestellung kann es Tage dauern, bis die Sache erledigt ist. Denn die Mitarbeiter sind gezwungen, die Einzeldokumente an mehreren Standorten aufzustöbern.

Es ist ein Unding, dass Mitarbeiter stundenlang nach Informationen suchen müssen, nur um ein mögliches Problem zu lösen oder eine Auskunft zu erteilen. Der Schwerpunkt sollte nicht auf der Datensuche, sondern auf der Datenverwendung liegen.

Damit Abteilungsleiter schnelle, präzise Strategieentscheidungen treffen können, sollten alle Informationen als leicht zu findende elektronische Dokumente erfasst und sortiert sein. Dokumentenerfassungslösungen können Abteilungen verbinden. Zu diesem Zweck werden Dokumente gescannt und an einem zentralen elektronischen Ort sicher abgelegt, wo sie unternehmensübergreifend genutzt und aktualisiert werden können. Die Dokumentenerfassung ermöglicht es auch, Dokumente unternehmerisch sinnvoll zu verschlagworten, damit Mitarbeiter sie anhand verschiedener Kriterien zügig wiederfinden. Technologien wie Texterkennung und Metadaten-Verschlagwortung sind der Schlüssel zur richtigen Klassifizierung von geistigem Kapital. Dadurch können Informationen in Windeseile abgerufen werden.

Mitarbeiter können dadurch produktiver arbeiten. Der Abruf von Dokumenten ist jetzt nur noch ein Prozessschritt beim Umgang mit Daten – und nicht mehr ein Prozess an sich.

In dem Mass, in dem die Abhängigkeit von Daten wächst, wird auch deren Genauigkeit und ein effizientes abteilungsübergreifendes Informationsmanagement immer wichtiger. Ein leistungsstarkes System zur Erfassung und Verwaltung von Dokumenten verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Entscheidungsfindung. Führungskräfte können auf eine fundiertere Informationsbasis zugreifen. Eine solche Lösung ist somit nicht nur ein Werkzeug für mehr Effizienz, sondern auch ein wichtiges, strategisches Instrument.