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Die Informations-Flaschenhälse "entkorken"

  • Gepostet vor 3 Jahren
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Engpässe. Jeder Unternehmensprozess kann davon betroffen sein. Doch manchmal sagen Engpässe mehr über die IT-Abteilung aus als über das Team, das für Verzögerungen verantwortlich gemacht wird.

Wie kommt es dazu? Immer öfter verlangen Geschäftsprozesse mehrere Dateneingabestellen und Interaktionen mit mehreren Teams. Schauen Sie sich irgendein Formular oder einen Antrag auf seinem Weg durch Ihr IT-System an, und Sie werden sicher Felder in der digitalisierten Vorlage finden, die von verschiedenen Abteilungen ausgefüllt werden müssen. Fast alles, was einen Mitarbeiter betrifft, benötigt Daten aus der Personalabteilung. Und eine Kundenanfrage kann eine Kombination aus Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und Kundeninformationen enthalten. 

Wie in jeder Kette kann ein schwaches Glied die gesamte Funktion infrage stellen. Das verursachende Team muss sich noch nicht einmal der Probleme bewusst sein, die dadurch im weiteren Verlauf entstehen. Wenn die IT-Abteilung auf einen Engpass aufmerksam wird, wird sie in der Regel mit Mitarbeitern der Abteilung sprechen, in der sich die Verzögerung auswirkt, um herauszufinden, was falsch läuft. Wenn jedoch, was häufig der Fall sein wird, das Problem dadurch verursacht wird, dass der Datenfluss aus einem ganz anderen Teil des Unternehmens eingeschränkt ist, bringt Nachfragen wenig.

Die gute Nachricht ist, dass die IT diese Engpässe beseitigen kann. Es ist Ihre Aufgabe, die Datenspeicher und die damit in Zusammenhang stehenden Prozesse zu kennen oder zumindest einen Verantwortlichen benennen zu können, der die Feinheiten aller verschiedenen Prozesse bewerten kann.


Wie findet man Engpässe?

Die Suche nach einem Engpass innerhalb eines Unternehmens stellt man sich recht simpel vor: Man stellt ein paar repräsentative Dummy-Anfragen ans System und sieht, wo es hängt. Leider macht es die komplexe Natur von scheinbar routinemässigen, jedoch enorm wichtigen Aufgaben schwer, ein Problem exakt zu lokalisieren. Es sei denn, man verfügt über gründliche Kenntnisse oder hat verschiedene miteinander interagierende Datensätze, um so einen fertigen Prozess nachzustellen. Daneben gibt es auch noch das Problem, dass viele Geschäftsprozesse manuelle Bearbeitung und Dateneingabe erfordern, was die Identifizierung und Behebung eines Engpasses noch mehr erschwert.

Viele Unternehmen engagieren Berater, die der IT dabei helfen sollen, die komplexen, eng miteinander verwobenen Datenströme zu beherrschen und wieder die Oberhand über die Prozesse zu gewinnen. Dies ist keineswegs eine rein technische Übung, auch wenn das Verständnis für komplexe Systeme wichtig ist. Man muss dabei auch beobachten, was die Mitarbeiter in den verschiedenen Funktionen machen, wie sie arbeiten und wo sie Verbesserungsbedarf sehen. Die Sicht eines Aussenstehenden kann von Vorteil sein, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren und zu ermitteln, wo der Haken im System ist, ebenso zur Einführung neuer Werkzeuge, um den Ablauf zu überwachen und zu steuern.


Wie man Engpässe behebt

Der erste wichtige Schritt bei der Vermeidung von Engpässen ist die Festlegung von Prioritäten bei wichtigen Arbeiten. Nur so wird innere Reibung vermieden und die Kundenorientierung gestärkt. Eine Rechnung, die erst in einem Monat fällig ist, ist eindeutig nicht so wichtig wie die Unterlagen für ein Darlehen zur Finanzierung eines unmittelbar bevorstehenden Umzugs. Allein durch die Einteilung der Dokumente und Prozesse nach Wichtigkeit können in Unternehmen Engpässe vermieden werden, da nicht alle Arbeiten mit der gleichen Dringlichkeit durchgeboxt werden. Das ist vergleichbar einem Verkehrsstau, bei dem die Rettungswagen nicht durchgelassen werden.

Letztlich ist dies der Bereich, in dem sich der IT-Leiter und sein Team beweisen muss und zum Vorteil des Unternehmens für einen verbesserten Ablauf zu sorgen hat. Anstatt es den "Erzeugern" der einzelnen Datensätze zu überlassen, die Probleme auszubügeln, von deren Existenz sie möglicherweise keine Ahnung haben, muss die IT-Abteilung die Verantwortung übernehmen. Sie muss die Kontrolle über die Datenflüsse im Unternehmen haben und sicherstellen, dass es jemanden gibt, der den grossen Überblick hat, sodass Probleme direkt verortet werden können. 

Informationsengpässe zu beseitigen, sollte eine Hauptaufgabe für die IT-Leitung sein. Dadurch lassen sich gegenüber Mitbewerbern Wettbewerbsvorteile erzielen: schnellere Auftragsabwicklung und Fakturierung, topaktuelle Buchführung, weniger Unsicherheit bei Mitarbeitern, Subunternehmen und Lieferanten. Der erste Schritt auf diesem Weg ist, selber Verantwortung zu übernehmen und sie nicht anderen Teams in die Schuhe zu schieben.