Starten Sie jetzt damit, Ihre Geschäftsprozesse zu verändern
53 % geben an, dass die Optimierung von Prozessen Hauptmotiv für den digitalen Wandel sei – finden Sie heraus, wie Sie Schwachstellen angehen können.
Für 53 % der Organisationen ist die Entwicklung effektiverer und effizienterer interner Prozesse Leitmotiv für den digitalen Wandel. Automatisierung ist das Hauptwerkzeug, um dies zu erreichen: Indem Firmen herkömmliche analoge Abläufe ersetzen, hoffen sie die Fehlerquote zu senken, Zeit und Geld zu sparen und Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten, damit sie sich sinnvolleren, kundenorientierten Tätigkeiten widmen können.
Die Automatisierung in einem Bereich kann einen Welleneffekt auf die gesamte Organisation haben. Marketingmitarbeiter können sich auf die Kundenzufriedenheit konzentrieren und Ergebnisse leichter nachverfolgen. Die Personalabteilung kann durch eine ausgeklügelte Prozessautomatisierung (einschl. künstlicher Intelligenz) einheitliche betriebliche HR-Dienstleistungen bereitstellen. Und in der Finanzabteilung tragen spezielle Entwicklungen in der robotergestützten Prozessautomatisierung, der kognitiven Informatik und dem Internet der Dinge (IdD) dazu bei, die Sicherheit zu verbessern und administrative Fehler zu reduzieren. Die Automatisierung ist eine wichtige Etappe auf dem Weg des Wandels, aber leider auch eine, auf der viele Firmen stecken bleiben. Im Folgenden sehen Sie die 3 Hauptstufen einer erfolgreichen Einführung der Automatisierung in Ihrem Unternehmen.
Jedes Unternehmen hat ein anderes digitales Reifestadium. Daher ist es sinnvoll, langsam anzufangen. Die Beurteilung der digitalen Reife geht mit der Analyse verschiedener Aspekte einer Organisation einher: die Unternehmenskultur, der derzeitige Einsatz der Technologie, wie gut diese die digitale Unternehmensführung unterstützt und wie sie Kunden- und Geschäftsdaten nutzt. Anhand dessen lässt sich bestimmen, ob eine Firma „skeptisch“, „bereit“, „aufgeschlossen“ oder „zukunftsweisend“ ist. So sind Sie in der Lage, Ihre spezifischen Automatisierungsziele festzulegen und diese stufenweise umzusetzen. Dabei sollte man zunächst kleinere Prozesse auswählen, die sich ohne großen Aufwand automatisieren lassen (z.B. Genehmigung von Reisekosten), anstatt geschäftskritische. Durch solche Versuchsreihen lassen sich potenzielle Auswirkungen und Hindernisse besser abschätzen, und man gelangt frühzeitig zu möglichen Lösungen.
Sobald die Geschäftsprozess-Automatisierung beginnt, ist es wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller am Prozess Beteiligten festzulegen. Alle Akteure sollten auf dem gleichen Stand und von Beginn an eingebunden sein. In einer transparenten Hierarchie müssen die Prozessverantwortlichen klar erkennbar sein. Der Mensch muss im Mittelpunkt der Lösung stehen. Die Führungskräfte sollten sich mit ihr identifizieren und die automatisierten Prozesse an der bestehenden Strategie ausrichten. Denn die strategische Ausrichtung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des technischen Wandels. Führen Sie ein Brainstorming durch, um Problemstellen zu erkennen. So fühlt jeder in der Organisation sich ernstgenommen. Auf diese Weise wird es auch einfacher, die Automatisierung zur Problemlösung zu nutzen.
Damit der digitale Wandel ein Erfolg wird, ist es wichtig, in Schulungen zu den Grundlagen der neuen Plattformen, den Gründen für die Implementierung und dem gewünschten Ergebnis zu investieren. Damit sich die Nutzer an die neue Plattform gewöhnen, sollte man eine intuitive, bedienfreundliche Software wählen, die den Lernprozess fördert.
Die Automatisierung kann nur gelingen, wenn die neue Plattform angenommen wird und die Nutzer mit dem System interagieren. Daher sollten Unternehmen BPM einführen. So kann man die Leistung der Automatisierung permanent prüfen und sie durch stetige Verbesserungen optimieren. Ohne kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse, die die Automatisierung Ihrer Organisation bringt, ist es sehr schwer, Prozesse effizienter zu gestalten.
Die Einführung der Automatisierung auf einem gewissen Niveau ist eine wichtige Etappe innerhalb des Wandlungsprozesses. Die Vorteile liegen auf der Hand. Doch da Menschen Fehler machen, ist keine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen makellos. Um das Beste aus ihr herauszuholen, benötigt man erhebliche organisatorische Ressourcen. Die Automatisierung muss Teil der DNA einer Organisation werden. Dies kann zunächst teuer werden, doch wenn sie richtig ausgeführt wird, macht sich die Investition bezahlt.
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