Working with external printers

This article is also available in PDF format

Leitfaden als PDF herunterladen [PDF, 188KB]

Durch die stetige Qualitätsverbesserung und Funktionserweiterung der Digitaltechnik konnten viele Hausdruckereien ihr Leistungsspektrum erweitern. Dank digitaler Druckmaschinen, automatisierter Abläufe und integrierter Endverarbeitung sind sie in der Lage, selbst komplexe Aufträge durchzuführen, die früher extern vergeben werden mussten.

Sehr wenige Unternehmen und Einrichtungen drucken jedoch ausschließlich intern. Die Gründe für die Vergabe an Externe sind vielfältig. Es wird immer Aufträge geben, deren Umfang und Anforderungen die Möglichkeiten einer Hausdruckerei übersteigen, z.B. 20.000 Exemplare einer 16-seitigen Broschüre. Und obgleich der Druck in Eigenregie Geld spart, wird es hier und da vorkommen, dass es aufgrund des harten Preiskampfs günstiger ist, extern drucken zu lassen. Solange die Druckeinkäufer wissen, was sie tun, ist dies sinnvoll. Falls nicht, kann die Vergabe an Externe mit Zeitverlust und hohen Kosten verbunden sein.

Idealerweise ist die Hausdruckerei für den Druckeinkauf zuständig, denn sie kann beurteilen, was an einem Auftrag alles dranhängt, die geeignete externe Druckerei auswählen, sie entsprechend instruieren und einen fairen Preis auf Anhieb erkennen. Die Wirklichkeit sieht oft anders aus. Der Canon Insight Report Corporate Reprographics: Trends and Opportunities von Professor Frank Romano (Rochester Institute of Technology) offenbart, dass in den meisten Unternehmen der Druckeinkauf über verschiedene Abteilungen abläuft. Wiewohl das Gros der Aufträge vom Vertrieb (Marketing und Kommunikation) platziert wird, werden beträchtliche Druckvolumen von der Produktion, dem Personalwesen, der Rechtsabteilung und dem Schulungszentrum beauftragt. Die 2011er-Studie von InfoTrends förderte zutage, dass nur 8 % der Hausdruckereien den Druckeinkauf fürs ganze Unternehmen koordinieren. Laut InfoTrends liegt darin "eine verpasste Chance, internes Wissen zu nutzen und Druckausgaben zu steuern."

Die Chance zu ergreifen und Ihrem Unternehmen einen effizienteren Druckeinkauf zu ermöglichen, ist das Ziel dieses Leitfadens. Zunächst erläutern wir, warum manche Aufträge besser extern gedruckt werden und wie Sie den geeigneten Anbieter ausfindig machen. Danach beleuchten wir die typischen Fehler, die unerfahrene Druckeinkäufer begehen und die das Unternehmen Geld kosten. Abschließend zeichnen wir Wege auf, wie die Hausdruckerei anderen Abteilungen dabei hilft, teure Fehler zu vermeiden. Ein schöner Nebeneffekt: Dadurch schärfen Sie Ihr Profil innerhalb des Unternehmens, werden bewusst wahrgenommen und ziehen mehr Aufträge an Land.

Wann extern drucken sinnvoll ist
Gelegentlich mag es günstiger sein, extern drucken zu lassen. Doch der Hauptgrund ist der, dass mancher Auftrag die Produktionsmöglichkeiten einer Hausdruckerei übersteigt. Der Insight Report listet K.O.-Kriterien für Hausdruckereien auf:

• Große Formate und hohe Grammaturen können nicht verarbeitet werden.
• Schmuckfarben können nicht gedruckt werden.
• Die Termine sind zu eng, vor allem bei größeren Aufträgen.
• Die Produktionszeiten sind sehr lang.
• Der Auftrag erfordert eine spezielle Bindung oder Veredelung (z.B. Kaschierung).
• Hausdruckereien am Limit

Ein überraschendes Ergebnis des Insight Reports: Die Liefertermine sind ein wichtigerer Faktor als bisher angenommen. "Weil der Druck und die Weiterverarbeitung das Ende des Prozesses bilden, steht ihnen am wenigsten Zeit zur Verfügung. Gewerbliche Druckereien berichten, dass Sie 35 % ihrer Aufträge deshalb erhalten, weil sie die Kapazitäten haben, um Jobs termingerecht zu erledigen."

Den richtigen Partner auswählen
Wenn Sie die in Teil 2 beschriebenen Druckanforderungen Ihres Unternehmens ermittelt haben, wissen Sie, wann auf externe Druckereien zugegriffen werden muss. Daher können Sie nun eine Liste von Druckereien erstellen, die über entsprechende Leistungsangebote verfügen. Lernen Sie die Druckereien vor Ort kennen. Besuchen Sie diese. Machen Sie sich ein Bild von deren Ausrüstung und Arbeitsabläufen. Auf diese Weise wissen Sie, worauf deren Angebote basieren.

Doch kommt es nicht nur auf die richtige Technik an, sondern auf die richtige Haltung. Denn Sie möchten einen Partner und keinen Konkurrenten, der die Chance wittert, Ihnen Aufträge abzuluchsen. In der idealen Partnerschaft profitieren beide Seiten. Der externe Drucker erhält eine zusätzliche Einnahmequelle, und Sie erhalten Einblicke in das sich entwickelnde Leistungsangebot eines gewerblichen Druckers. Angesichts des Wachstums von Cross-Media (siehe Teil 5) ist dieses Wissen wertvoll.

Wo sind all die Druckeinkäufer hin?
Der Insight Report zeigt nicht nur, dass der Druckeinkauf innerhalb eines Unternehmens weit verstreut ist, sondern auch, dass sich hinter dem Begriff ein Sammelsurium aus Fertigkeiten verbirgt — das Ergebnis eines "zunehmenden Mangels an Wissen unter Druckeinkäufern", weil Spezialisten durch Generalisten ersetzt werden. Daher kaufen Marketingabteilungen den Druck vielfach über Werbeagenturen ein, oft in Verbindung mit dem Grafikdesign. Doch Designer (siehe Teil 4) berücksichtigen bei der Festlegung von Aufträgen nicht immer druckspezifische Faktoren.

Und in anderen Abteilungen sind die Kenntnisse in Sachen Druckeinkauf noch bescheidener - mit teuren Folgen. Laut dem Insight Report treten bei 81 % der Aufträge Probleme mit den eingereichten Dateien auf, sowohl technischer als auch inhaltlicher Art (d.h. inhaltliche Änderungen). Der Report fährt fort: "Die Druckvorgaben ändern sich mindestens zwei Mal, bisweilen fünf Mal, bis der Auftrag tatsächlich freigegeben wird - oder sogar noch nach der Freigabe." Bei 51 % aller Aufträge müssen nach der Dateieinreichung noch Änderungen vorgenommen werden. Dadurch steigen bei rund der Hälfte aller Fälle die Kosten um über 20 %.

Wissen spart Geld
Einsparungen im Druckeinkauf erzielt man nicht unbedingt dadurch, dass man den billigsten Anbieter wählt. Ein günstiges Angebot kann sich als teuer erweisen, wenn die Auftragsangaben nicht den Druck- und Endverarbeitungssprozess widerspiegeln. Der Report konstatiert: "Durch kundige Druck- und Medieneinkäufer sparen Unternehmen ca. 7 % Ihrer Druckbeschaffungskosten." Auf folgenden Feldern ist Fachwissen verlangt:

Auswahl der Druckerei: Die richtige Druckerei erkennt man daran, dass ihre Ausrüstung und Fähigkeiten den Anforderungen des Auftrags gerecht werden. Natürlich geht es nicht nur darum, dass der Auftrag bestmöglichst erledigt wird, sondern auch der Preis muss stimmen. Dies kann einen schrittweisen Prozess beinhalten, bei dem die Auftragsanforderungen mit den Möglichkeiten des Equipments und dem Preis abgestimmt werden.

Auswahl der Substrate: Wählen Sie für den Auftrag die geeignete Papierart, Grammatur und Größe. Gestrichen oder ungestrichen? Hat der Grafikdesigner ein besonderes Papier ausgewählt, dass es nur in einer Größe gibt, wodurch viel Verschnitt entsteht?

Druckabläufe: Die Möglichkeiten von Digital-, Offset- und anderen Prozessen überlappen einander. Eine Auflage von 100 ist ein Fall für den Digitaldruck, bei 20.000 Exemplaren ist die Offsetmaschine gefordert. Digital ist prädestiniert für kleinere Auflagen und elektronisch zusammengetragene Dokumente und somit ideal zur Erstellung personalisierter Drucke.

Fertigmaße: Format und Seitenzahl beeinflussen den Preis. Ist die Bogengröße ausreichend für Pass- und Beschnittmarken? Ist das Format für den Einsatzzweck geeignet? Zum Beispiel kann ein Sonderformat zwar einzigartig wirken, aber mit hohem Ausschuss einhergehen und für den Kunden unhandlich sein.

Auflagen: Optimale Auflagenhöhen und On-Demand-Verfahren sind wichtige Voraussetzungen. Ein niedriger Stückpreis darf nicht das einzige Entscheidungskriterium sein. Einkäufer müssen auch die Kosten für Lagerhaltung und veraltetete Exemplare berücksichtigen. Kleinere Auflagen erlauben eine stetige Anpassung der Inhalte. Daher müssen weniger Exemplare gelagert und entsorgt werden. Druckeinkäufer sollten verschiedene Auflagen anfragen, um eine Vorstellung von der Preisstaffelung zu bekommen.

Versand: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die vom jeweiligen Empfänger des Druckauftrags abhängen. Erst drucken und dann verteilen? Oder erst verteilen und dann drucken? Ist es günstiger, den Kurier der Druckerei einzusetzen oder Ihren eigenen? Ist es günstiger den Direktmailingservice der Druckerei zu nutzen oder Ihren eigenen? Ist die Drucksache stabil genug, um auf der Mailingstraße unbeschädigt verarbeitet zu werden?

Verantwortung übernehmen
Die Fragen verdeutlichen: Druckeinkauf bedeutet mehr, als ein paar Angebote einholen. Tatsächlich beginnt er mit der Festlegung der Auftragsparameter. Doch bis zur Produktion folgen viele Zwischenschritte - und damit steigt das Risiko für unerfahrene Druckeinkäufer Fehler zu begehen und unnötige Kosten anzuhäufen.

Wie gesagt, idealerweise sollte die Hausdruckerei in den Druckeinkauf eingebunden sein. Und selbst wenn die Wirklichkeit anders aussieht, so sollte man doch darauf hinarbeiten. Der beste Weg dorthin ist die Strategie, die in dieser Leitfadenreihe dargelegt wurde: stetig das Profil der Hausdruckerei schärfen, damit Druckeinkäufer des Unternehmens sich der wertvollen Ressource bewusst werden, die sie in ihrem Unternehmen haben. In der Summe werden Maßnahmen wie die Analyse Ihrer internen Kunden, die Verantwortung fürs Design, die Einrichtung von Web-to-Print, die Einführung von Benchmarks und Berichtwesen Sie Ihrem Ziel näher bringen. Nach und nach wächst Ihr Druckwissen innerhalb des Unternehmens. Und mit diesem Wissen fällt es Ihnen leichter, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mit Ihren Mehrwert-Angeboten zu punkten.

Mehr Informationen über das Essential Business Builder Programm und die Suite "Höhere Leistung in Hausdruckereien" erhalten Sie über Ihren Canon Account Manager vor Ort. Er ermöglicht auch einen Termin mit einem Canon Berater. Oder kontaktieren Sie uns über E-Mail.

Höhere Leistung in Hausdruckereien

Fordern Sie alle gedruckten Ausgaben der Reihe "Höhere Leistung in Hausdruckereien" an, einschließlich Zusatzinfos über die Suite "Höhere Leistung in Hausdruckereien".