Drei Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Unternehmensgeräten – und welche Sie wählen sollten

Die gängigste Methode zur gemeinsamen Nutzung von Druck- und Scandiensten ist die Bereitstellung eines nicht vernetzten Geräts mit einem USB-Steckplatz. Das ist wirklich sehr einfach – doch USB-Sticks können Viren übertragen, auch solche, die speziell für Multifunktionsgeräte entwickelt wurden. Dies ermöglicht es Hackern, kompromittierte Konfigurationen zu erstellen, auszunutzen und das Gerät zu übernehmen, wodurch sensible Daten gefährdet werden.

Das bedeutet auch, dass Sie Geld für das Gerät bereitstellen müssen, was die Kosten erhöht. Durch die Deaktivierung der USB-Anschlüsse können Sie Ihre Systeme schützen, aber Sie müssen das Gerät dann mit Ihrem Unternehmensnetzwerk verbinden. Wann immer Bürgerinnen und Bürger drucken müssen, werden sie die Dateien per USB oder E-Mail an Ihre Mitarbeitenden weiterleiten – das Risiko bleibt also bestehen. Ausserdem verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit damit, diese Anfragen zu bearbeiten.

Sie könnten ein Gerät eines Drittanbieters in Ihr Netzwerk mit aufnehmen. Das Gerät – möglicherweise ein Tablet – kann das öffentliche Drucken steuern und als Vermittler zwischen Öffentlichkeit und Ihrem Netzwerk fungieren. Das Problem ist jedoch, dass das Tablet gewartet werden muss. Da es und alle Serverkomponenten nicht zu den Unternehmensressourcen gehören, werden so möglicherweise wichtige Sicherheitsupdates verpasst. Auch das Tablet selbst kann beschädigt werden.

Für Ihr IT-Team könnte ein weiteres, bisher fremdes Betriebssystem wie Linux oder iOS weitere Herausforderungen mit sich bringen. Und wenn das Tablet nicht nur von Ihren Mitarbeitenden, sondern auch von der Öffentlichkeit genutzt wird, kann es zu Verstössen gegen die Vorschriften kommen, wenn sie von der Öffentlichkeit eingereichte Dokumente lesen – oder schlimmer noch, wenn Bürgerinnen oder Bürger vertrauliche interne Dokumente lesen.

Komfort oder Sicherheit – wofür sollten Sie sich entscheiden? Mit der Canon Print Share Solution ist diese Entscheidung nicht notwendig. Die Canon Print Share Solution wird zusammen mit unserem sechsfach preisgekrönten Druckmanagementsystem uniFLOW Online eingesetzt und in der Cloud gehostet.

Es werden keine Terminals, Freigabestationen oder Server vor Ort benötigt, und die Print in City-App ist zertifiziert und wurde von unseren Experten strengstens getestet. Alles wird sauber getrennt gehalten. Es gibt keine gemeinsam genutzten Verarbeitungsbereiche oder Geräteanmeldedaten, und interne und externe Drucke werden getrennt und verschlüsselt.

Wenn ein interner Benutzer oder eine Benutzerin an einem Print in City-Gerät vorstellig wird, identifiziert das Gerät ihn oder sie – zum Beispiel anhand seiner/ihrer Gebäudezugangskarte über uniFLOW Online – und gibt nur diese Ausdrucke frei.

Wenn ein Externer das Gerät benutzen möchte, kann er den QR-Code scannen, woraufhin das System ihn als einen bestimmten Print in City-Benutzer erkennt und seine Drucke freigibt.

Es ist einfach und sicher für jeden – und das Beste ist, dass die Print in City-Lösung in sich geschlossen ist. Ihren Mitarbeitenden wird dadurch mehr Zeit gegeben, um ihre normale Arbeit zu verrichten.