Eine neue Sicht auf Produktivität, Sicherheit und Cloud-gestützte Effizienz für die Büroangestellten von heute

Die Einführung des hybriden Arbeitens hat in vielen Unternehmen eine stille Revolution ausgelöst. Beschäftigte arbeiten heute oft von mehreren Standorten aus, z. B. im Büro, zu Hause, in Co-Working-Spaces oder sogar unterwegs mit mobilen Geräten.

In Verbindung mit der nahezu flächendeckenden Einführung von Cloud-Lösungen und der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung haben die Mitarbeitenden beispiellose Möglichkeiten, Dokumente so zu bearbeiten, wie es ihnen am besten passt.

Die Möglichkeit, auf verschiedenen Geräten an unterschiedlichen Standorten zu drucken und vertrauliche Dokumente sicher zu scannen, ist entscheidend für effektive Geschäftsprozesse und ermöglicht eine effiziente Ablage, Suche und Archivierung von Dokumenten, ohne die Informationssicherheit zu gefährden.

Als Marktführer im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement wissen wir, dass das übliche Druck- und Scanverhalten von Büromitarbeitenden nicht immer den vollen Nutzen aus den vorhandenen Cloud-Lösungen ihrer Unternehmen zieht – und das Gleiche gilt für die volle Nutzung der Möglichkeiten ihrer Druck- und Scan-Systeme. Das bedeutet, dass die Investitionen, die Unternehmen in die Cloud-Technologie getätigt haben, nicht optimal genutzt werden.

Schon durch einfache Änderungen an der Art und Weise, wie Einzelpersonen drucken und scannen, können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Zeit für mühsame und sich wiederholende Aufgaben sparen und gleichzeitig die Sicherheit von Informationen und Dokumenten verbessern. Ein Unternehmen, das seine Effizienz steigert, sollte auch Fortschritte bei der Erreichung von Nachhaltigkeitszielen erzielen.

Kennen Sie eine dieser Herausforderungen?

• Sie müssen regelmässig ins Büro fahren, um Dokumente zu drucken oder wichtige Formulare zur Bearbeitung abzugeben.
• Sie müssen Dokumente an Ihre E-Mail-Adresse senden und sie dann als Anhang an Ihre Kollegen weitergeben, oder die Dokumente wurden auf die gleiche Weise an Sie weitergegeben.
• Sie müssen potenziell vertrauliche Dokumente, wie Lebensläufe oder Verträge, auf Ihrem Computer speichern.
• Sie haben Mühe, ein Dokument zu finden, Sie wissen nicht mehr, wie Sie es genannt haben oder wo Sie es abgelegt haben.
• Sie scannen stapelweise Dokumente mit der normalen Scanfunktion Ihres Multifunktionsdruckers im Büro und müssen die Dateien dann am Schreibtisch manuell trennen und benennen.

Das Scannen in die Cloud verbessert das Dokumentenmanagement sofort, da die Dokumente automatisch in einen zentralen Cloud-Speicher hochgeladen werden. Dies wiederum erleichtert die Suche, den Zugriff und das Abrufen von Informationen und verbessert die Zusammenarbeit, da Teams problemlos auf gescannte Dokumente zugreifen und diese gemeinsam nutzen können, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.

Aus weiteren Berichten geht hervor, dass Mitarbeitende bis zu zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen verlieren, und über 76 % geben zu, dass sie lokale Kopien ihrer Dokumente aufbewahren. Behinderung der Zusammenarbeit

Da die Digitalisierung den Papierverbrauch reduziert, trägt sie auch dazu bei, dass Unternehmen nachhaltiger werden, und bietet gleichzeitig Kosteneinsparungen bei Papier, Druck und physischer Lagerung.

Schliesslich kann die lokale Speicherung sensibler Dokumente und ihre Weitergabe per E-Mail katastrophale Folgen für ein Unternehmen haben, wenn die Sicherheit gefährdet ist, da mehrere nicht verwaltete Kopien von Dokumenten auf verschiedenen Geräten an unterschiedlichen Standorten verstreut sind.

Um diese Probleme zu lösen, bieten die preisgekrönten Cloud-fähigen Multifunktionssysteme von Canon und unsere marktführenden Cloud-Konnektivitätslösungen eine nahtlose Integration mit allen gängigen Cloud-Speicherlösungen, die heute in Unternehmen eingesetzt werden – einschliesslich OneDrive for Business, SharePoint und Teams von Microsoft, Google Workspace und DropBox.

Die Canon Cloud Connectivity Solutions decken ein breites Spektrum von Arbeitsplatzanforderungen ab und unterstützen ein produktiveres Druck- und Scanverhalten von Einzelpersonen bis hin zu grossen Unternehmen:

• Canon Cloud Connector
• Eine Einstiegslösung für kleinere Unternehmen, die Drucken und Scannen in der Cloud mit minimalen IT-Ressourcen ermöglicht.
• uniFLOW Essentials
• Für Kunden, die sicheres Drucken sowie zusätzliche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Buchhaltung, zentralisierte Systeme und Benutzerverwaltung benötigen.
• uniFLOW Online
• Eine skalierbare, Cloud-basierte Druck- und Scanlösung, die nahtloses hybrides Arbeiten, eine grössere Auswahl an Systemen und Unterstützung für mehrere Hersteller bietet. Sie ermöglicht auch erweiterte Scanoptionen, einschliesslich Stapelscannen mehrerer Dokumente sowie Ablage und Indexierung von Dokumenten auf der Grundlage der darin enthaltenen Daten für die weitere Verarbeitung. Letztlich gibt es keine Lösung von der Stange für die Cloud-Konnektivität. Es hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Welche Arbeitsabläufe gibt es bei Ihnen? Wie gross ist Ihr Unternehmen? Wie sieht Ihr hybrides Arbeitsmodell aus? Ob Cloud-fähige Druck- und Scansysteme, Lösungen oder Dienstleistungen – das Angebot an digitalen Transformations-Services von Canon hilft Ihnen, Ihre bestehenden Investitionen, einschliesslich Ihrer bevorzugten Cloud-Speicherlösung, optimal zu nutzen, um die Produktivität zu steigern und die Informationssicherheit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.