Business Transformation

Warum das Aufräumen der Daten der Schlüssel zum digitalen Wandel ist

Wie effektives Datenmanagement den digitalen Erfolg forciert

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Man in a blue jumper works on his laptop at a desk surrounded by plants

Wie effektives Datenmanagement den digitalen Erfolg forciert

Noch vor fünf Jahren tat man den Ausdruck ‘digitale Transformation’ als Modewort ab. Doch mittlerweile – so das Ergebnis einer Studie mit 950 IT-Entscheidern und Geschäftsführern aus Deutschland, Frankreich, Italien und Grossbritannien – sind fast zwei Drittel aller Unternehmen (63 %) „in grossem Mass eingebunden“ in den digitalen Wandel.

Man hat jedoch noch eine ziemliche Strecke vor sich. Die Studie deutet darauf hin, dass es bei Transformationsprojekten kaum Zusammenarbeit zwischen der IT und anderen Abteilungen gibt. Zum Beispiel glauben 75 % der Firmen immer noch, dass es sich um etwas handelt, „was die IT-Abteilung macht“. Tatsächlich hat es Auswirkungen auf das ganze Unternehmen und verlangt abteilungsübergreifenden Einsatz. Umgekehrt räumen 65 % ein, dass einzelne Abteilungen ihr eigenes Süppchen kochen. Dies zeigt, dass die digitalen Anstrengungen vielfach noch immer isoliert stattfinden.

Unternehmen stehen also unter verstärktem Druck, den digitalen Wandel zu forcieren. 30 % der Befragten geben zu, dass die Technik nicht fachgerecht implementiert wurde. 29 % meinen, dass die Veränderung nicht gut kommuniziert wurde, und 28 % glauben, dass die digitale Strategie schlecht konzipiert wurde. Kein Wunder, dass fast alle Firmen (94 %) von gewaltigen Problemen bei der Umsetzung der Digitalisierung auf Funktionsebene berichten.

Weshalb es wichtig ist, Daten aufzuräumen

Eine der Hauptherausforderungen bei der Umsetzung einer digitalen Transformationsstrategie ist die starke Datenvermehrung infolge der Übernahme digitaler Systeme und Prozesse. Wenn Daten schlecht verwaltet werden, ist es unmöglich für ein Unternehmen, deren Potenzial zu erkennen und auszuschöpfen.

Oft verwenden Mitarbeiter gemeinsame und persönliche Festplatten sowie andere Systeme zur Datenspeicherung. Dadurch wird es immer schwieriger, die Informationen, die erstellt und gespeichert werden, zu verwalten. Unter diesen Umständen werden überflüssige, veraltete oder banale Inhalte nicht gelöscht. Es gibt keine Stringenz bei der Speicherstruktur und Dateibenennung, und es findet keine Datenbereinigung statt.

Um ihre digitalen Ziele zu erreichen, brauchen Unternehmen daher einen effektiven Datenaufräum-Prozess im Kern ihrer Informationssteuerungs-Programme.

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Die Daten richtig aufräumen

In puncto Datenaufräumen ist die erste Anforderung ein belastbares Analysesystem. Durch eine Softwarelösung, gesteuerte Services oder Prozesse, die eine Prüfung Ihres kompletten Datenbestands ermöglichen, können Sie erkennen, welche Informationen sie haben, und diese klassifizieren und von Nutzlosem säubern.

Nach diesem „Grossreinemachen“ ist es wichtig, Datenstrategien anzuwenden, die dauerhaft sicherstellen, dass so wenig wertlose Inhalte wie möglich gespeichert und geteilt werden. Folgende drei Fragen sollten sich IT-Entscheider bei der Entwicklung ihrer Datenstrategie stellen:

  1. Wie kann ich Redundanz minimieren?

    Entwickeln Sie eine Strategie, die es ermöglicht, dass individuelle Datenbestände zwischen Abteilungen „fliessen“ und für unterschiedliche Zwecke genutzt werden können. „Wiederverwendung statt Neuerstellung“ muss die Devise lauten. Jedem Datensatz sollte eine einzige verlässliche Quelle zugrunde liegen.

  2. Wann sollte man Informationen am besten erfassen?

    Innerhalb des Prozesses sollte die Informationserfassung frühestmöglich und so dicht am ersten Kontaktpunkt wie möglich erfolgen. Diese Informationen können über unterschiedliche Kanäle (wie Mobilgeräte), in Form von Daten eines elektronischen Formulars oder eines im Heimbüro gescannten Bildes erfasst werden.

  3. Wie kann man Erfassungs- und Erkennungstechnologien am besten nutzen?

    Die Technologien sollten optische Zeichenerkennung (OCR), Datenerfassung, Analysewerkzeuge und Autoklassifizierung beinhalten und in die zentralen Systeme des Unternehmens (ERP, CRM und CMS) integriert sein.

    Das Aufräumen der Daten erfordert Zeit und Geld. Doch es ist entscheidend für einen effektiven digitalen Wandel. Mit den richtigen Programmen und Werkzeugen zur Informationssteuerung und mit Analysetools, die Ihre Verfahren und Prozesse unterstützen, können Sie das Datenaufräumen vorantreiben und Ihre digitalen Transformationsziele erreichen.

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