Automatisierung ist kein neues Phänomen. Angetrieben von der Notwendigkeit, die Produktivität zu steigern, haben die Menschen Technologien entwickelt, um Aufgaben ohne ihr Zutun zu erledigen. Seit Jahrhunderten, vom dampfgetriebenen Webstuhl bis zum Fliessband in der Automobilindustrie, hat die Automatisierung dazu beigetragen, Arbeitnehmer von banalen und sich wiederholenden Aufgaben zu befreien und Arbeitsplätze effizienter zu gestalten¹.

Im Büro nimmt die Automatisierung jedoch andere Formen an. Mitarbeitende, die Informationen generieren und verbreiten, steigern die Effizienz ihrer Arbeitsumgebung. Die Fähigkeit, dies effektiv zu tun, ist ein grosser Vorteil im beruflichen Umfeld.

Kürzlich haben wir untersucht, wie sich die Prozesse am Arbeitsplatz verändern – einschliesslich der Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente und Informationen verwalten. Dabei haben wir festgestellt, dass Unternehmen nun beginnen, die Automatisierung auf unterschiedliche Weise einzusetzen. Dies hat wiederum Vorteile mit sich gebracht, die weit über blosse Effizienzsteigerung hinausgehen, wie z. B. Verbesserung von Kundenerlebnissen sowie die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance.

Aber wir haben auch bemerkt, dass viele Unternehmen Probleme haben, von einfacher Automatisierung zu fortgeschritteneren Formen überzugehen. Da haben wir uns gefragt: Warum ist das so?"

Obwohl die Automatisierung bereits vor der Pandemie ein schnell wachsender Bereich war, hat ihre Nutzung in den letzten Jahren nochmals zugenommen: Der weltweite Markt für die Automatisierung von Geschäftsprozessen wächst von 5,1 Mrd. Dollar im Jahr 2016 auf 12,7 Mrd. Dollar im Jahr 2021². Die Pandemie hat diesen Prozess beschleunigt, da viele Unternehmen dazu veranlasst wurden, grosse Bereiche ihrer Geschäftstätigkeit zu digitalisieren³. Nach Angaben von McKinsey erfolgte die Einführung von Technologien etwa 25 Mal schneller als vor der Pandemie⁴.

Das Ergebnis? Die Unternehmen haben erhebliche Fortschritte bei der Automatisierung von Geschäftsfunktionen gemacht, die vorher übersehen wurden, wie z. B. Kundenservice, Personalwesen und Rechnungsverarbeitung. Dabei handelt es sich um wiederkehrende Prozesse, die sich gut für die Automatisierung eignen, auch wenn viele Unternehmen dies zuvor nicht als Priorität erkannten.

McKinsey stellte ausserdem fest, dass sich mit diesen Fortschritten die Einstellung zur Automatisierung verschoben hat: Von einer Massnahme zur Kostensenkung hin zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils ⁵. Je weiter die Automatisierung fortschreitet und je komplexer die Geschäftsprozesse sind, desto mehr strategische Vorteile bringt sie mit sich.

Im Rahmen unserer Untersuchung befragten wir IT-Entscheidungsträger:innen zu ihren Erfahrungen mit der Automatisierung. Aufgrund ihrer Antworten haben wir drei Schlüsselbereiche ermittelt, in denen sie durchweg Vorteile sehen:

Die Produktivität ist einer der Vorteile, die am häufigsten mit der Automatisierung in Verbindung gebracht werden, und unsere Untersuchungen haben dies bestätigt. 37 % der Befragten gaben an, dass dies den Teams eine effizientere Arbeit ermöglicht, was den grössten Vorteil darstellt.

32 % der IT-Entscheidungsträger:innen sagten, dass ihre Investition in die Automatisierung die Einhaltung von Vorschriften und den Schutz wichtiger Informationen erleichtert.

34 % der von uns befragten IT-Entscheidungsträger:innen meinten, dass die Automatisierung ihnen geholfen hat, das Kundenerlebnis zu verbessern – einer der drei wichtigsten Vorteile.

Die IT-Entscheidungsträger:innen sind eindeutig zufrieden mit der Automatisierung, die Ihnen zur Verfügung steht. Aber gibt es Bereiche, die noch ausgebaut werden könnten, um die Vorteile
Etwa die Hälfte der IT-Entscheidungsträger:innen gibt an, dass sie eine der von uns abgefragten Möglichkeiten der digitalen Dokumentenverwaltung umgesetzt haben.

Der Datenschutz ist eine ständige Sorge für IT-Entscheidungsträger:innen und mit der zunehmenden virtuellen und hybriden Arbeitsweise wird es für Unternehmen immer schwieriger, das Verhalten ihrer Mitarbeitenden nachzuverfolgen. 36 % der IT-Entscheidungsträger:innen gaben an, dass sie entweder wissen oder annehmen, dass ihre Mitarbeitenden die Compliance-Prozesse nicht einhalten. Es ist daher nicht überraschend, dass sie bereits in Technologien für die digitale Dokumentenverwaltung investieren, um eine bessere Transparenz und Kontrolle über den Informationsfluss in ihrem Unternehmen zu erhalten.

Im Beispiel verfügen 53 % der IT-Entscheidungsträger:innen automatische Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass nicht autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf sensible Dokumente haben. 51 % haben automatische Aufbewahrungsfristen festgelegt, um sicherzustellen, dass sensible Dokumente im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung gelöscht werden.


Insgesamt gibt etwa die Hälfte der IT-Spezialisten an, dass sie eine der von uns abgefragten potenziellen Möglichkeiten für die digitale Dokumentenverwaltung umgesetzt haben.

Als wir uns komplexere Implementierungen anschauten, die ganze Arbeitsabläufe abdecken, stellten wir fest, dass die IT-Entscheidungsträger:innen diese Stufe der Automatisierung deutlich weniger umsetzen. Dies ist umso wichtiger, da es sich dabei um die wirkungsvollsten Arten der Automatisierung handelt, die die Erfahrungen von Mitarbeitenden und Kunden verändern können.

Beispielsweise haben nur 29 % der IT-Entscheidungsträger:innen ihre Kundenkommunikation automatisiert – und nur 30 % sind in der Lage, automatische Statusaktualisierungen für Kund:innen und Klienten bereitzustellen.

Was läuft also schief – und wie können IT-Entscheidungsträger:innen die Lücke schliessen, damit sie nicht ins Hintertreffen geraten?

Da Unternehmen in immer komplizierteren Technologie-Ökosystemen arbeiten, ist es keine Überraschung, dass Aktualisierungen und Innovationen nicht einfach sind. Unsere Studie ergab, dass 27 % der IT-Entscheidungsträger:innen bei ihrer letzten grösseren
Technologieimplementierung Verzögerungen erlebten, und 23 % stellten nach der Installation der Technologie fest, dass die Funktionalität nicht den Zweck erfüllte. Was ein Unternehmen bei der Datenverwaltung effektiver machen sollte, kann bei falscher Umsetzung das genaue Gegenteil bewirken.

In vielen Fällen entscheidet die Wahl des richtigen Partners bei der Einführung einer neuen Technologie über Erfolg oder Misserfolg. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Zusammenarbeit mit dem falschen Partner die Kompatibilitätsprobleme noch verschärfen kann. Aus diesem Grund können IT-Entscheidungsträger:innen durch die Wahl eines erfahrenen Partners, der die Integration und Orchestrierung von Lösungen perfekt beherrscht, Störungen und Unsicherheiten minimieren.

Wir haben festgestellt, dass die Steigerung des digitalen Reifegrads den Unternehmen die Bausteine bietet, um agiler zu werden.
Die Automatisierung ist ein grundlegender Bestandteil dieses Prozesses, da sie sowohl die Erfahrungen der Mitarbeitenden als auch die der Kunden verbessert und eine grössere Kontrolle und Transparenz der Daten ermöglicht als je zuvor.

Um jedoch das Beste aus der Automatisierung herauszuholen, müssen die Unternehmen einen Entwicklungsplan erstellen, der die Kompatibilitätshindernisse umgeht. Und wenn Sie den richtigen Partner finden, wird diesem kontinuierlichen Weg in eine automatisierte Zukunft jeglicher Schrecken genommen.

Laden Sie jetzt unseren Bericht herunter und erfahren Sie, mit welchen Herausforderungen IT-Entscheidungsträger:innen heute konfrontiert sind, wie der digitale Reifegrad Ihres Unternehmens aussieht und in welche Bereiche Sie investieren können, um eine praktikable Automatisierungsstrategie zu entwickeln.