„Uns war von Beginn an daran gelegen, die im Rechtswesen üblichen papiergebundenen Prozesse grundlegend zu optimieren und Papierakten aus dem alltäglichen Geschäft zu verbannen“, skizziert Rechtsanwalt Torben Maas die Strategie seiner Kanzlei. Schon früh hatte er diesbezügliche Erfahrungen im väterlichen Betrieb gesammelt und war dementsprechend gewillt, zeitraubende papiergebundene Abläufe im Sinne der eigenen Effizienz und im Sinne seiner Mandanten zu digitalisieren. Wenige Jahre nach der Gründung gelang ihm bereits die schrittweise Einführung des papierlosen Büros durch das systematische Scannen aller eingehenden Schriftstücke und die Programmierung von eigenen Schnittstellen für die Datenübergabe. „Wir mussten allerdings über Jahre hinweg mit einem mangelhaften Service, teuren oder fehlenden Ersatzteilen und damit immer wieder verbunden, mit Stillstandszeiten bei den Scannern kämpfen. Das wollten wir grundlegend ändern“, erinnert sich Torben Maas.

Die Kanzlei Maas hat sich für mehrere Scanner der Serien Canon ScanFront 400 sowie DR-M160II sowie die Softwarelösungen Capture Perfect und CaptureOnTouch entschieden, mit deren Hilfe die passende Verschlagwortung dank OCR-Erkennung direkt in der Kanzlei erfolgt. Ergänzend ist eine browserbasierte Individualsoftware für den Massenscan in die Prozesse integriert. Über diesen Digitalisierungsweg werden täglich Dokumente von Versicherern, Gerichten und der Polizei eingescannt. „Unsere Mandanten übermitteln uns die anstehenden Fälle zu einem grossen Teil digital. Hier geht es meist um Zahlungsforderungen, etwa aufgrund von Schäden, die die Mietwagenkunden verursacht haben – auch um Unfallschäden, weshalb wir stets auf schriftliche Polizeiberichte angewiesen sind“, verdeutlicht Rechtsanwalt Maas. Sämtliche erfassten Daten werden auf den Servern der Kanzlei im PDF-Format gesichert. „Wir halten keine Papierakten mehr vor, anders als andere Kanzleien. Das ist in diesen Fällen auch rechtlich nicht mehr notwendig.

„Unsere Mitarbeiterinnen benötigen heute dank der Digitalisierung nur Bruchteile der Zeit, die sie früher für den Aufbau einer Akte aufwenden mussten. Nur auf diese Weise gelingt es uns mit den bestehenden Personalressourcen, die Anzahl wiederkehrender Fälle zu bewältigen“, erläutert Torben Maas. Schon mit dem Eintreffen der neuen Mandate werden bei deren Verschlagwortung automatisch die ersten Forderungsschreiben erstellt. Im dann folgenden Ablauf, bei dem fallweise Gerichts- und Polizeiakten hinzugezogen werden, werden die Akten durch die entsprechenden Digitalisate laufend ergänzt. „Wir sind mit der OCR-Leistung der Canon-Scanner sehr zufrieden, sie laufen sehr stabil und ausfallsicher“ ist Torben Maas erfreut. Die Investition in die nächste Canon Scanner-Generation hat er bereits geplant, ebenso wie die Anschaffung des neuen Heftklammerentferners SR-A1: „Die Gerichte versenden Akten immer noch per Post. Und diese Schriftsätze sind doppelt geklammert. Diese Arbeit ersparen wir uns künftig lieber.“