DWF: Einführung digitaler Arbeitsweisen

Die Herausforderung

Die Kanzlei DWF ist eine der Erfolgsgeschichten auf dem juristischen Sektor in Grossbritannien: Von der Vier-Personen-Kanzlei ist sie in kürzester Zeit zu einem internationalen Unternehmen mit über 2.300 Mitarbeitern in 13 Ländern gewachsen. Auf diesem Erfolg will man aufbauen und unter die Top 15 Unternehmen weltweit aufsteigen – ein Ziel, das wesentlich mehr erfordert als lediglich finanziellen Erfolg.

Andrew Leaitherland, Partner und Geschäftsführer, "Unsere grosse Chance, Dinge anders zu machen.” Diese Philosophie stützt sich auf drei strategische Ziele des Unternehmens: besseren Kundendienst zu bieten, profitabler zu operieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die besten Mitarbeiter bindet und es Ihnen ermöglicht, ihr volles Potential auszuschöpfen. In einer Branche die durch papierintensive Prozesse geprägt ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass man Druck und Informationen digital verwaltet, um diese Ziele zu erreichen.

“Die Branche ist von traditionellen Arbeitsmethoden durchdrungen," erklärt Janice Moore, zuständig für Servicebereitstellung und Beschaffung bei DWF. “Die Zeit und Ressourcen verschlingenden Prozesse zu überwinden, gibt uns den entscheidenden Vorsprung im Wettbewerb." Daher hat man sich bei DWF dazu entschlossen, die Kerngeschäftsprozesse zu digitalisieren und eine flexible Arbeitsumgebung zu kreieren. In der Praxis bedeutete das, die Kosten und die Komplexität bewältigen, die es benötigt, um 57 Millionen Seiten pro Jahr zu drucken. Darüber hinaus musste das Unternehmen auch die strengen gesetzlichen Bestimmungen erfüllen, um die sensiblen Kundendaten zu schützen.

Die Canon Lösung

In enger Zusammenarbeit mit DWF entwickelte Canon eine neue Dokumentenstrategie und erneuerte die Druckinfrastruktur im gesamten Unternehmen. Dadurch wurden die Dokumente mobil zugänglich gemacht. Es kann mobil gedruckt werden und es gibt eine digitale Poststelle, in der die gesamte Eingangspost digitalisiert an die E-Mail-Postfächer der Adressaten versandt wird. Ob man nun unterwegs ist oder vom Schreibtisch aus arbeitet, die Lösung ist völlig auf Flexibilität ausgelegt. Sie bietet eine sichere Identifizierung und ein System zur Jobfreigabe, um den Datenschutz zu stärken.

Vorteile

Den grössten Effekt des digitalen Wandels im Unternehmen spüren die Mitarbeiter von DWF, die nun die Werkzeuge nutzen können, um höchst effizient zu arbeiten, egal von welchem Ort aus. Das macht den grossen Unterschied zur Konkurrenz aus, gerade im Hinblick auf den Kundenservice, wie Moores erläutert: "Dadurch, dass unsere Anwender stets auf wichtige Informationen und Geschäftsprozesse zugreifen können, wo immer Sie sind, fördern wir die Effizienz und die Motivation, noch mehr für unsere Kunden zu tun."

Die DWF Kanzleien sind heute wirkliche Orte der Zusammenarbeit, denn die neue Druckinfrastruktur erlaubt es auch Kunden, aus der Ferne zu arbeiten und dann in einem DWF Büro zu drucken. Moores dazu: “Dass unsere Kunden zu einem unserer Büros kommen können, und hier arbeiten können, als wäre es ihr eigenes, unterscheidet uns von allen anderen Kanzleien.”

Die Vorteile der digitalen Poststelle von Canon sind ähnlich beeindruckend. DWF geht davon aus, dass sich die Lösung bereits nach zwei Jahren amortisieren wird und pro Jahr Kosten von bis zu 1 Million Pfund eingespart werden. Dazu kommt noch, dass der gesamte Informationsfluss im Unternehmen nahtlos funktioniert.

Dadurch, dass Dokumente digital gespeichert und gesichert werden, hat sich auch die Art und Weise grundlegend geändert, wie die Mitarbeiter Informationen suchen und archivieren. Sie arbeiten heute schneller und effizienter, und der gesunkene Bedarf nach Papierdokumenten hat zu grossen Einsparungen bei der Bürofläche geführt – Bei der physischen Ablage wurden mehr als 50 % der Kosten eingespart.

Doch die Innovationen gehen nicht zu Lasten der Sicherheit, denn die gesamt Lösung ist nach den strengsten internationalen Standards für Informationssicherheit, der ISO 27001, zertifiziert. Auch die Umweltziele können nachverfolgt und bewertet werden, sodass der CO2-Fussabdruck von DWF immer kleiner wird und die Einhaltung der ISO 14001 gewährleistet ist.

Der Ansatz hat wirklich gefruchtet: Im Jahr 2014 wurde das Unternehmen von der Financial Times als eines der innovativsten in Europa gekürt. Moores erklärt abschliessend:

"Dadurch haben wir eine Umgebung geschaffen, die die fähigsten Köpfe an uns bindet. Canon hat uns dabei unterstützt, eine nahtlose, voll funktionstüchtige Arbeitsumgebung über 13 Büros hinweg zu schaffen. Dadurch können wir uns darauf konzentrieren, die bestmögliche Rechtsberatung zu bieten und wir sind sicher, dass unser Geschäft in den Händen von Experten liegt."