Anwenderbericht

Ypsotec setzt auf neue digitale Wege in Sachen Rechnungsverarbeitung

Um das steigende Volumen von jährlich mehr als 6’000 Rechnungen am Hauptsitz in Grenchen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten und um verstärkter auf Qualität statt Quantität setzen zu können, bedurfte es neuer Wege.

Mit digitalen Workflows Prozesse vereinfachen

Die Ypsotec AG mit Sitz in Grenchen entstand aus der 1916 gegründeten Decolletage AG und hat eine lange und traditionsreiche Vergangenheit im Langdrehen. Das Unternehmen produziert CNC-Drehteile und -Fräskomponenten an seinen Standorten in der Schweiz und der Tschechischen Republik.

Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen stellt viele Firmen heute vor eine grosse Herausforderung, weil die Steuerung solcher Prozesse immer komplexer wird. So auch bei der Ypsotec AG. Rechnungen wurden erst erfasst, nachdem sie intern genehmigt wurden – eine solide Liquiditätsplanung war somit nur schwer möglich. Eine neue Lösung war gefragt.

  • Zielsetzung

    • Minimierung von Fehlern durch Digitalisierung des Vertrags- und Rechnungsmanagements
    • Zentrale Vorerfassung von Rechnungen für standortunabhängige Arbeiten in der Schweiz und Tschechien.
    • Einbindung des ERP Systems Abacus

  • Herausforderungen

    • Weniger Papierrechnungen, kürzere Vorlaufzeiten und mehr Transparenz
    • Zugang für alle Prozessverantwortlichen, standortunabhängig
    • Keine manuelle Ablage und Archivierung mehr.
    • Kompatibilität mit ERP Abacus

  • Vorteile

    • Weniger Papierrechnungen, kürzere Vorlaufzeiten und mehr Transparenz
    • Zugang für alle Prozessverantwortlichen und keine manuelle Ablage und Archivierung mehr. Kompatibel mit ERP Abacus

Um das steigende Rechnungsvolumen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten, bedurfte es neuer Wege. Es wurde nach einer Lösung gesucht, die die Prozesse der Ypsotec AG wesentlich verschlankt, weniger fehleranfällig ist und volle Transparenz über den Status und Verbleib der Rechnung gewährleistet.

man working on a machine

Mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle der internen Prozesse

Die Ypsotec AG hat sich in einem Evaluierungsprozess für Canon entschieden, da die Dokumenten-Management-Lösung Therefore™ mit IRIS Xtract die erforderliche Flexibilität mitbringt, den perspektivischen Digitalisierungsweg sehr gut unterstützt und für künftige Projekte einfach erweitert werden kann.
In einem ersten Schritt wurde das Vertragsmanagement für Kunden- und Lieferantenverträge eingeführt. Die erfolgreiche Implementierung von Therefore™ vereinfacht das Managen von Laufzeitverträgen mit Lieferanten und Kunden. Therefore ™ stellt sicher, dass alle Kundenverträge von den erforderlichen Stellen freigegeben werden.

Autorisierte Mitarbeitende haben jederzeit die Möglichkeit, den Status und die Laufzeit von Verträgen einzusehen und werden bei anfallenden Änderungen automatisch daran erinnert. Somit sind alle Verträge an einem Ort abgelegt und die Verantwortlichkeiten klar geregelt.

«Die Zusammenarbeit mit dem Canon Team war sehr produktiv und angenehm. Sie sind der richtige Sparringpartner für die Heraus- und Anforderungen von Ypsotec.»

80% der Rechnungen werden digital verarbeitet

In einem nächsten Schritt wurde der Kreditorenworkflow am Hauptsitz in Grenchen abgebildet, mit der Absicht, nach erfolgreicher Einführung diesen auch in der Tochterfirma am Standort in Tschechien zu implementieren. Ein wichtiger Aspekt war hierbei, die Freigabeprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Die Anforderung an Canon, mit einer Lösung zu arbeiten, die eine Schnittstelle zum ERP System Abacus ermöglicht, wurde im Sinne des Kunden umgesetzt. Im Workflow stehen so zum Beispiel die aus Abacus abgelegten Bestellungen zur Rechnungsprüfung bereit. Nach erfolgter Freigabe werden die Rechnungen automatisch in Abacus verbucht.

«Nach der Einführung muss ich sagen, dass die Entscheidung richtig war. Der Supportaufwand ist gering und die getätigten Updates verliefen sowohl auf dem Server, wie auch auf den Clients reibungslos.»

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    Therefore bietet einen effizienten Informations-Workflow, sichere Speicherung der Daten, nachvollziehbare Zugriffskontrolle und viele Möglichkeiten der Be- und Verarbeitung der Dokumente.

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