Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung

Diese Erklärung bezieht sich auf Canons Online-Bewerbungsverfahren, das für Personalbeschaffungszwecke genutzt wird. Die Erklärung liefert unseren Stellenbewerbern („Sie“ bzw. „Ihnen“) allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Canon sowie zu den Rechten, die Ihnen nach dem gültigen Datenschutzrecht zustehen. In dieser Erklärung bezeichnen wir diese Art von Informationen als „Bewerbungsdaten“. Lesen Sie bitte diese Erklärung sorgfältig durch, bevor Sie Ihre personenbezogenen Daten in Canons Online-Bewerbungssystem eingeben.

„Canon“ steht für Canon Europa N.V. und alle seine jeweils vorhandenen Tochter- und Konzerngesellschaften. Canon wird in dieser Erklärung als „wir“, „uns“ oder „unser“ angesprochen.

Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben Bewerbungsdaten für unsere Ressourcenplanung und Personalbeschaffung sowie zu organisatorischen Planungszwecken. Hierzu zählen:

• Bewerbungsinformationen: Diese Angaben informieren uns in allgemeiner Form darüber, wer Sie sind, und vermitteln uns einen ersten Eindruck bezüglich Ihrer Fähigkeiten und Geeignetheit für bestimmte Stellen. Zu diesen Arten von Informationen können Ihr(e) Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, andere Kontaktinformationen und die von Ihnen bevorzugte Art der Kontaktaufnahme gehören. Diese Informationen können ferner in Ihrem Begleitschreiben enthaltene Daten, Ihren Lebenslauf (z. B. fachliche Qualifikationen, bisherige berufliche Erfahrungen, Ausbildungsniveau, Kompetenzen und Kenntnisse, derzeitiges Grundgehalt, zusätzliche Prämien und/oder Provisionen sowie persönliche Interessen und Erfahrungen), in Ihren Social Media-Konten oder privaten Websites oder Konten (z. B. LinkedIn oder Twitter) enthaltene Daten, Informationen darüber, wie Sie von der Stelle erfahren haben, Informationen über die Tätigkeiten und Projekte, mit denen Sie befasst gewesen sind, sowie jegliche weiteren Informationen einschliessen, die Sie uns als Teil Ihrer Bewerbung zukommen lassen möchten.
• Informationen aus dem Bewerbungsverfahren: Hierbei handelt es sich um Informationen, die als Ergebnis des Bewerbungsverfahrens erhoben wurden, wie etwa Ihr Auftritt im Rahmen von Assessment-Centers oder Vorstellungsgesprächen sowie Informationen, die von Ihren als Referenz benannten Personen beigesteuert worden sind.
• Informationen für künftige Gelegenheiten: Dies sind Informationen, die erhoben werden, um mit Ihnen hinsichtlich künftiger Beschäftigungsmöglichkeiten bei Canon in Kontakt zu bleiben, wie etwa Ihr(e) Name, E-Mail-Adresse, LinkedIn-Profil, Aufenthaltsort, Spezialgebiet sowie die Art der Stellen, an denen Sie interessiert sind. Sie können während Ihrer Bewerbung die Anlegung dieses Datenbestands ablehnen, wenn Sie dies wünschen.
• Anmeldedaten und Passwort sowie diejenigen weiteren Informationen, die in Verbindung mit Ihrer Authentifizierung genutzt werden.
• Informationen mithilfe der Website zu Canons Online-Bewerbungsverfahren: Diese Informationen beziehen sich auf Ihre Nutzung unseres Web-Portals, wie etwa Ihre IP-Adresse. Diese Daten können mithilfe des Einsatzes von Cookies und vergleichbaren Technologien erhoben werden. Weitere Informationen dazu, wie wir Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen, können Sie unserer Cookie-Richtlinie entnehmen.

Canon kann ausserdem Hintergrundrecherchen und -bewertungen von Dritten beziehen und diesbezügliche Informationen während des Bewerbungsverfahrens speichern („Einstellungsprüfungen“). Personenbezogene Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen oder medizinische Daten werden nur angefragt, wenn dies nach geltendem Recht gestattet ist.

Wenn Sie vorhaben, uns Informationen zu einer Referenzperson oder anderen Dritten als Teil Ihres Lebenslaufs zu überlassen, sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass der Dritte keine Einwände dagegen hat, dass wir seine Daten erhalten. Wenn Sie uns derartige Daten überlassen, gehen wir davon aus, dass dies geschehen ist.

Wir weisen darauf hin, wenn es sich bei den von uns angeforderten Informationen um obligatorische oder optionale Informationen handelt. Wir erläutern ferner die Konsequenzen, wenn Sie sich dazu entschliessen, von uns als obligatorisch bezeichnete Informationen nicht zu überlassen. In manchen Fällen mag dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können.

Verwendung personenbezogener Daten

Wir verwenden diese Informationen für die Bewertung und Auswahl von Bewerbern. Zu typischen Verwendungsarten zählen:

• Unterstützung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung, um beispielsweise Ihre Möglichkeiten beurteilen zu können, den Anforderungen zu entsprechen, Bewerber in die engere Wahl zu ziehen und von Bewerbern gelieferte Referenzen und berufliche Qualifikationen zu überprüfen,
• Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Prüfungen,
• Management unserer hauseigenen Sicherheit, etwa um zu gewährleisten, dass unsere Anlagen, Vermögenswerte, Informationen, Mitarbeiter und anderes Personal sicher sind,
• Analyse und Bewertung der Ergebnisse von Vorstellungsgesprächen und Prüfungen sowie
• für andere Zwecke im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bis hin zur abschliessenden Einstellung.

Wir können Bewerbungsdaten zudem für die Befolgung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften verwenden, beispielsweise für die Sicherstellung der Befolgung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und die Erfüllung anderer rechtlicher oder steuerlicher Verpflichtungen oder in Verbindung mit Gerichtsverfahren, internen Ermittlungen oder Prüfungen, sowie für die Sicherstellung der Befolgung unserer Richtlinien zur Bekämpfung von Geldwäsche, Bestechung und Korruption sowie zur Überwachung der Chancengleichheit.

Wann immer wir Bewerbungsdaten verifizieren, die uns während des Bewerbungsverfahrens als Teil von Einstellungsprüfungen übermittelt werden, wird Ihnen im Voraus mitgeteilt, welche Aspekte Ihrer Bewerbungsdaten verifiziert werden, und erläutert, wie diese Einstellungsprüfungen durchgeführt werden, wobei Informationen über strafrechtliche Verurteilungen (sofern sie erhoben werden sollen) oder medizinische Daten nur mithilfe amtlich zugelassener Quellen und im Einklang mit geltendem Recht erhoben werden.

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten nur, wenn uns für die jeweiligen Zwecke eine Rechtsgrundlage zur Verfügung steht. Die Daten werden von uns im Wesentlichen für den Zweck verarbeitet, uns bei der Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen zu unterstützen. Ansonsten verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten auf der Grundlage Ihrer diesbezüglichen Zustimmung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Wir sind ferner zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten berechtigt, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder unseren legitimen Geschäftsinteressen zu dienen (beispielsweise, wenn es notwendig ist, um ein effizientes Bewerbungsverfahren durchführen zu können).

Weitergabe personenbezogener Daten

(a) Innerhalb von Canon

Wir beschränken den Zugang zu Bewerbungsdaten auf Mitarbeiter in unseren Konzerngesellschaften, die diese Informationen kennen müssen. So haben etwa bestimmte Mitarbeiter von Canon Zugang zu Ihren Bewerbungsdaten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und das Bewerbungsverfahren zu verwalten (hierzu können Mitarbeiter in unserer [Personal]-Abteilung sowie andere Mitarbeiter zählen, an die Sie im Fall einer erfolgreichen Bewerbung berichten würden).

(b) Ausserhalb von Canon

Canon arbeitet mit externen Anbietern zusammen, die Tätigkeiten für uns ausführen. Wir können Ihre Bewerbungsdaten zum Beispiel an einschlägige Dienstleister weiterleiten, die unsere Online-Bewerbungsplattform hosten sowie Ihre Anwendungssoftware und die Informationen, die Sie uns überlassen haben, überprüfen und verifizieren. Dies schliesst die Verifizierung wissenschaftlicher und beruflicher Qualifikationen ein. In der Regel geben wir Ihre Bewerbungsdaten an unsere Lieferanten und andere externe Anbieter nur in den folgenden Fällen weiter:

• Wenn dies nach geltendem Recht vorgeschrieben ist,
• in Reaktion auf ein rechtmässiges Hilfeersuchen der Polizei oder anderer Strafverfolgungsbehörden (bei denen es sich um Strafverfolgungsbehörden in den Ländern, in denen Canon oder seine Unterauftragnehmer und Vertreter tätig sind, sowie in den Ländern, durch die Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Erklärung übermittelt worden sind, handeln kann) und/oder
• für Zwecke des Erhalts einer rechtlichen Beratung von unseren externen Rechtsanwälten oder im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Dritten.

Canon trifft sachgerechte technische, organisatorische und rechtliche Vorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Canon ist eine weltweit präsente Organisation mit Konzerngesellschaften, Geschäftsabläufen, Managementstrukturen und technischen Systemen, die nationale Grenzen überschreiten. Aus diesem Grund kann Canon auf Ressourcen und Server zurückgreifen, die sich in mehreren Ländern in der gesamten EMEA-Region befinden. Ihre personenbezogenen Daten können daher in andere Länder als das Land, in dem Sie eine Canon-Website nutzen oder Canon Ihre personenbezogenen Daten liefern, übermittelt und dort verarbeitet werden. Dies schliesst Länder ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ein, die nicht über Gesetze verfügen, die spezifischen Schutz für personenbezogene Daten bieten.

Wann immer wir Ihre Bewerbungsdaten in Länder ausserhalb des EWR oder Grossbritanniens übermitteln, ergreifen wir gesetzlich vorgeschriebene Schritte, um zu gewährleisten, dass adäquate Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen worden sind, und um sicherzustellen, dass mit diesen Daten in sicherer Form und nach Massgabe dieser Erklärung umgegangen wird. Wenn Sie im EWR oder in GB ansässig sind, können Sie sich an uns wenden, um eine Kopie der Beschreibung der Sicherheitsvorkehrungen zu erhalten, die wir zum Schutz Ihrer Bewerbungsdaten und Datenschutzrechte in diesen Situationen getroffen haben.

Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verwahren Ihre Bewerbungsdaten im Einklang mit unseren internen Aufbewahrungsrichtlinien und -verfahren. Canon verwahrt Ihre personenbezogenen Daten für 12 Monate ab dem Datum der Überlassung bzw. letzten Aktualisierung Ihrer Kontaktangaben/Kontoinformationen. Wenn Sie jedoch beschliessen, nicht für weitere Stellen berücksichtigt werden zu wollen, können Sie diese Option während des Bewerbungsverfahrens wählen, in welchem Fall wir nach Abschluss des Verfahrens Ihre Informationen löschen, anstatt sie aufzubewahren. Nach Ablauf von 12 Monaten ab der Einreichung oder letzten Aktualisierung Ihres Profils werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert und sind für Einsichts- oder Tracking-Zwecke nicht mehr zugänglich. Vor Beginn des Anonymisierungsprozesses kann Ihnen Canon ein Erinnerungsschreiben zusenden, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Daten in unserem Talentpool zu belassen. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nach der zuvor genannten Frist in unserem Talentpool belassen möchten, können Sie einfach das versandte Erinnerungsschreiben beantworten, woraufhin Canon Ihre Daten für einen weiteren Zeitraum von 12 Monaten aufbewahren kann.

Wenn Sie das Bewerbungsverfahren erfolgreich abgeschlossen haben und ein neuer Mitarbeiter geworden sind, können Ihre personenbezogenen Daten in Ihrer Personalakte abgelegt, für andere beschäftigungs-/tätigkeitsrelevante Zwecke benutzt und in Canons Talentpool für mögliche künftige Positionen aufbewahrt werden. Ihre personenbezogenen Daten können ferner weiteren für Canon-Mitarbeiter geltenden Datenschutzvorschriften unterliegen.

Ihre Rechte

Als natürliche Person, deren personenbezogene Daten von Canon verarbeitet werden, können Sie berechtigt sein, Zugang zu den Sie betreffenden, in unserem Besitz befindlichen Bewerbungsdaten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Sie können zudem das Recht haben, bestimmten Arten der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten zu widersprechen oder diese Verarbeitungsarten zu beschränken sowie eine maschinenlesbare Kopie der Bewerbungsdaten zu verlangen, die Sie uns überlassen haben.

Falls Sie einen Fehler in Ihrer Bewerbung bemerken, den Sie berichtigen möchten, ändern Sie dies bitte in unserem Online-Verfahren oder wenden Sie sich unter Nutzung der nachstehenden Kontaktinformationen an uns.

Sie können Ihre Rechte per Kontaktaufnahme mit uns ausüben, wozu Sie bitte die Angaben im folgenden Abschnitt benutzen. Jede Anfrage bezüglich Ausübung eines dieser Rechte wird von uns in jedem einzelnen Fall geprüft. Es kann Fälle geben, in denen keine rechtlichen Verpflichtungen für uns bestehen, auf Ihre Anfrage einzugehen, oder weil im massgeblichen Datenschutzrecht gesetzliche Ausnahmevorschriften vorgesehen sind.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Art und Weise haben, auf die wir mit Ihren Bewerbungsdaten umgegangen sind, bitten wir Sie, sich zunächst an uns zu wenden. Wenn Sie mit unserer Reaktion nicht zufrieden sind, haben Sie die Möglichkeit, Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten (einschliesslich Ihres Lebenslaufs) jederzeit und ohne Benachrichtigung zu löschen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihr eigenes Exemplar der personenbezogenen Daten aufbewahren, die Sie uns überlassen haben.

Unsere Kontaktinformationen

Canon hat sich verpflichtet, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit massgeblichen Gesetzen zum Schutz von Daten und Privatsphäre zu gewährleisten. Wenn es um Themen geht, die in dieser Erklärung behandelt werden, können Sie sich an Canons Datenschutzbeauftragten an folgender Adresse wenden: DataProtectionOfficer@Canon-Europe.com Sie können sich ausserdem an Canon Europe Ltd. an nachstehender Adresse wenden:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Grossbritannien
United Kingdom UB11 1AF

Überarbeitung dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit ändern, um Änderungen an Gesetzen, behördlichen Richtlinien oder unseren Datenschutzpraktiken im Einklang mit geltendem Recht zu berücksichtigen. Wenn dies geschieht und die entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht, übermitteln wir Ihnen eine neue oder aktualisierte Erklärung, in der detailliert erläutert wird, was sich an der Nutzung Ihrer Bewerbungsdaten geändert hat und welche Massnahmen Sie gegebenenfalls zu ergreifen haben.

Diese Erklärung wurde zuletzt am 26/05/2018 überarbeitet.