Warum Hardwareentscheidungen über das Wohl oder Weh Ihrer digitalen Transformation bestimmen können

Die digitale Transformation war bereits ein wichtiger strategischer Punkt, hat aber im Zuge der Corona-Krise zunehmend an Bedeutung gewonnen. 59 % ¹ der IT-Entscheider geben an, dass der von der Pandemie stammende Druck ihre digitalen Transformations-Bemühungen verstärkt habe. Die "neue Normalität" hat grundlegende Auswirkungen auf die Hardware-Anforderungen der Zukunft. Damit Ihre Investitionen nicht verschwendet sind, sollten Sie bedenken, wie Ihre Bürotechnik in eine langfristige digitale Transformations-Strategie passt.

Obwohl die Statistiken variieren, prognostiziert eine Untersuchung ² , dass bis Ende 2021 25 bis 30 % der Belegschaften an mehreren Tagen in der Woche zu Hause arbeiten werden. Remote-Arbeit ist kein Phänomen, das nur auf die Pandemie zurückzuführen ist, sondern ein stetiger Trend, der sich über die vergangenen zehn Jahre verstärkt hat. Angesichts der Tatsache, dass auch viele hochkarätige Unternehmen dabei sind, einen flexibleren, hybriden Arbeitsansatz umzusetzen, können wir mit einem beschleunigten Rückgang der Büropräsenz rechnen. In Wirklichkeit wird sich die Rolle des Büros jedoch einfach ändern. Es wird nicht mehr der Standard für sämtliche berufliche Tätigkeiten sein, sondern lediglich eine Option für besondere Anlässe, wie z.B. persönliche Meetings und Nutzung von speziellen Ressourcen.

Unternehmen, und auch die Belegschaften, haben nun die Freiheit zu fragen: was möchten wir erreichen und welche Arbeitsstätte unterstützt am besten die erfolgreiche Umsetzung? Die Aufgabe der Unternehmen und IT-Manager ist es, sicherzustellen, dass Technologie niemals diese Entscheidung bestimmen wird, sondern als stiller Vermittler für jede Arbeitsumgebung bereitsteht. Für die IT-Verantwortlichen wird dieser Wandel einschneidend sein. In der Vergangenheit haben Unternehmen vor allem in Bürotechnik vor Ort investiert. Wenn Hybridarbeit jedoch reibungslos funktionieren soll, müssen jetzt alle Arbeitsumgebungen gleich behandelt werden. Das Ziel muss sein, unabhängig vom jeweiligen Ort eine durchgängige Arbeitserfahrung zu schaffen.

Vor diesem Hintergrund sind Investitionen in die richtige Technologie entscheidend. Der Schwerpunkt sollte darauf liegen, sicherzustellen, dass normale Unternehmensprozesse wie die Buchhaltung oder Personalverwaltung weiterhin effektiv funktionieren, obwohl sich immer mehr Mitarbeiter in unterschiedlichen Umfängen für Remote-Arbeit entscheiden. Die Digitalisierung wird ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung sein, da mehrere Teams nicht einfach so gemeinsam an papiergebundenen Dokumenten arbeiten können. Durch die Umwandlung der Papierdokumente werden die digitalen Daten nicht nur den Teammitgliedern zu Hause zur Verfügung gestellt, sondern die Mitarbeiter stellen dadurch auch sicher, dass sie an den Dokumenten arbeiten können, wenn sie nach Hause kommen. Dies ermöglicht eine effektive Einzel- und auch Zusammenarbeit im Team.

Fast die Hälfte (49 %) der Unternehmensführer sehen die Digitalisierung der papiergebundenen Prozesse als sehr wichtig im Rahmen der digitalen Transformation an³. Doch, auch wenn die Transformation sehr betont wird, gehen 65 % der IT-Entscheidungsträger davon aus, dass Papier im Büro auch bis 2025 noch sehr wichtig sein wird⁴. Ungeachtet der riesigen Entwicklungen in der Digitaltechnik, sind die gross angekündigten Voraussagen für das "papierlose Büro" nie eingetreten. Tatsache ist, dass selbst unter extremen Bedingungen, wie denen während der Pandemie, als die Digitalisierung stark zugenommen hatte, Unternehmen häufig immer noch nicht in der Lage sind, ihre Papier-Workflows vollständig zu digitalisieren⁵. Die Wirklichkeit sieht so aus, dass die Unternehmen irgendwann auch in ihren Standard-Abläufen immer noch auf Papierdokumente angewiesen sind – entweder ganz am Anfang oder am Ende.

Doch was bedeutet das für die Investitionen? Dies bedeutet, dass IT-Verantwortliche in Zukunft in Technologien investieren müssen, die effektive hybride Arbeitsweisen unterstützen.

Es ist wichtig, die richtige Hardware zu kaufen, damit ein technologisches Ökosystem entsteht, das die neuen Arbeitsformen unterstützt. Obwohl es verlockend ist, aufgrund früher getroffener Kaufentscheidungen oder zur Kosteneinsparungen zu investieren, unterscheidet sich die heutige Welt grundlegend von der vor 12 Monaten. Heutige Druck- und Scanhardware muss als Drehscheibe für hybride Workflows fungieren. Konnektivität und Digitalisierungsfunktionen müssen die ausschlaggebenden Kriterien für alle zukünftigen Kaufentscheidungen werden.

Das Portfolio von Canon wurde speziell mit Blick auf die neuen Arbeitsform hin entwickelt. Unsere intelligenten multifunktionalen Systeme (MFDs) haben die neuesten Technologien zur Dokumentenerfassung und -verarbeitung an Bord sowie eingebaute fortschrittliche Cloud-Anbindung zu den wichtigsten Speicher- und Workflow-Anwendungen in der Cloud.

Unsere MFDs – z.B. die neu vorgestellte imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Serie – bietet nicht nur modernste Druckfunktionen, sondern auch intelligente Scantechniken für die digitale Transformation. Druckdokumente lassen sich leicht in digitale Daten umwandeln, mit denen dann Anwendungen wie OneDrive oder Dropbox gefüttert werden, oder sie können in Unternehmens-Workflows, z.B. Concur von SAP, eingebunden werden. Diese erweiterten Verbindungsmöglichkeiten stellen sicher, dass den Kollegen unabhängig vom Ort die Daten zur Verfügung gestellt werden können – die perfekte Unterstützung für eine ortsungebundene Zusammenarbeit.

Auf die IT-Verantwortlichen hatte das Jahr 2020 grosse Auswirkungen, sowohl was die IT-Strategie als auch die Investitionen angeht. Zwar heisst es kurzfristig, dass man alles "ans Laufen bringen muss", doch langfristig müssen die Unternehmen sich Gedanken zum "hybriden" Arbeiten machen. Wie effektiv funktionieren die Abläufe zwischen mehreren Standorten? Welche Teile dieser Prozesse lassen sich leicht digitalisieren? Und wo ist Druck noch unverzichtbar? Um das reibungslose Arbeiten zu unterstützen, sollten IT-Manager auch beim Übergang zwischen Print und Digital in MFDs der neuesten Generation investieren. Sie bieten nicht nur alltägliche Druckfunktionen, sondern auch die Features für Konnektivität, Digitalisierung und Workflow-Aktivierung, auf die es heute schon ankommt.

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