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Tipps für IT-Manager: So machen Sie effektives hybrides Arbeiten einfach

Tipps für IT-Manager: So machen Sie effektives hybrides Arbeiten einfach

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Das vergangene Jahr war für IT-Manager überall sehr hart. Niemand konnte die drastischen Änderungen, vor denen die IT-Abteilungen plötzlich standen, vorausahnen. Auch schon vor der Pandemie war die Arbeitswelt im Wandel, doch sie hat die Entwicklung turboartig beschleunigt. Was ein stetiger Dreijahresplan im Fortschritt der digitalen Transformation hätte werden können, wurde ohne Vorwarnung "jetzt und sofort" abverlangt.

Über die vergangenen 30 Jahre haben wir uns schrittweise von den individuellen Büros, von den Schreibtischkabinen der Grossraumbüros, in jüngerer Zeit auch von den Kernarbeitszeiten und zuletzt sogar von der Idee des Büros an sich verabschiedet. Der zunehmende Trend zu Homeoffice und mobilem Arbeiten war schon zu präpandemischen Zeiten spürbar. Die Mitarbeiter wünschten sich, effektiv arbeiten zu können, egal ob sie sich im Büro, in einem gemeinsam genutzten Arbeitsumfeld, Zuhause oder irgendwo ausserhalb befanden. Doch nach dem Ausbruch der Pandemie hat die Notwendigkeit und Geschwindigkeit der Transformation stark zugenommen, da sich viele Unternehmen zu langfristigen Richtlinien für Telearbeit und verteiltem Arbeiten verpflichtet haben.

Durch diese Veränderungen hat sich auch die Rolle der IT-Verantwortlichen gewandelt, sie sind heute mehr denn je zu "Daten-Architekten" geworden. Nun müssen Sie Antworten finden auf so komplexe Fragen wie:
  • Wie fliessen die Informationen durch die Geschäftsprozesse und Anwendungen, auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten? 
  • Wie können wir papiergebundene Daten, die im Unternehmen ankommen, für die aus der Ferne arbeitenden Teams digital zugänglich machen? 
  • Wie können wir die Sicherheit der Daten beim Zugriff und in der Verarbeitung auch in Telearbeit garantieren?

Um dieses neue mobile Arbeitsmodell zu fördern, mussten die IT-Teams eine Neubewertung aller Technologien vornehmen, auf die sich ihre tägliche Arbeit stützt. Die Unternehmen benötigen eine Konfiguration, in der die Daten unabhängig vom Standort einfach fliessen. Für viele bedeutete das ein völliges Umdenken: überkommene, vor Ort installierte Infrastrukturen mussten zugunsten von cloudbasierter Software und Servicenutzung weichen.
1. Infrastrukturen gering und einfach halten

Als IT-Abteilung haben Sie sicherlich bisher viel Zeit darauf verwendet vor Ort installierte Infrastrukturen zu verwalten und zu pflegen. Auch wenn das keine optimale Nutzung Ihrer Zeit darstellte, so war es doch für die meisten Unternehmen typisch. Die Umwälzungen in Folge der Pandemie haben dazu geführt, dass viele Führungskräfte auch die normalen Geschäftsabläufe überdenken. Schliesslich sind lange Anwesenheitszeiten vor Ort nicht nur während der Lockdowns unpraktisch, sondern machen auch ein langfristiges verteiltes oder hybrides Arbeiten unmöglich. Durch diese Erfahrungen hat sich ein Geschäftsmodell herausgebildet, das auf die Verringerung der Abhängigkeit von der Infrastruktur vor Ort setzt. Einer der Bereiche, in denen eine neue Prüfung dringend angebracht ist, ist das Treibermanagement.

Die Verwaltung der Treiber ist zwar kein viel diskutiertes Thema, doch Tatsache ist, dass es den IT-Abteilungen Kopfschmerzen bereitet, selbst wenn die Systeme und Benutzer vor Ort sind. Hybrides Arbeiten macht die Sache nur komplexer. Das Arbeiten in neuen Umgebungen bedeutet meist, in neues Equipment zu investieren, das besser für verteilte Standorte geeignet ist. Und neue Systeme bedeuten mehr Arbeit für die IT. Sie müssen sicherstellen, dass die korrekte Software, Treiber und Sicherheitsanwendungen installiert sind.

Die Nutzeranforderungen variieren je nach Position im Unternehmen, was wiederum Auswirkungen auf das Treibermanagement hat. Da immer mehr Nutzer mittlerweile ihre eigenen Systeme anschliessen möchten, wird es zunehmend wichtig, dass die Druckertreiber korrekt verwaltet und eingesetzt werden. Der Wechsel zu einer cloudbasierten, treiberlosen Umgebung spart nicht nur wertvolle Zeit beim Einrichten oder Aktualisieren von Remotesystemen, sondern führt auch dazu, dass Ihr Unternehmen nicht in weitere Infrastruktur vor Ort investieren muss.

2.Zentrales Flottenmanagement

Die Umstellung auf ein cloudbasiertes Flottenmanagement bietet auch Vorteile, die über die Verbesserung der Remotefreundlichkeit Ihrer Infrastruktur hinausgehen. Die zentralisierte Verwaltung erleichtert die Transparenz bei der Verwaltung und Wartung Ihrer Druck- und Scanflotten.

Beispielsweise werden Sie heute nur über Probleme wie geringe Tonerstände, Papierstaus und Systemfehler informiert, wenn Mitarbeiter sie melden. Doch dann besteht die Misere schon und bremst den Arbeitsfluss. Wenn das System 80 Kilometer entfernt im Homeoffice eines Mitarbeiters steht, wird die Diagnose und Fehlerbehebung noch schwieriger. Es kann sogar bedeuten, dass das System für längere Zeit ausfällt. Mithilfe von cloudbasierten Werkzeugen können Sie Ihre Flotte ständig überwachen und aufkommende Probleme wie Tonermangel schon im Vorfeld erkennen und so die Verfügbarkeit erhöhen.

Durch eine zentrale Verwaltung ist auch der Umgang mit Updates einfacher. Jedes Gerät einzeln zu aktualisieren, ist nur möglich, wenn sich die Flotte am selben Ort befindet. Durch cloudbasierte Software können Sie neue Updates und Funktionen einfach über die gesamte Flotte verteilen und müssen dazu noch nicht einmal Ihren Schreibtisch verlassen. Das ist besser für Sie und auch für die Mitarbeiter, die direkten Zugriff auf die aktuellen Versionen erhalten, ohne Verzögerungen – das ist unter Sicherheitsaspekten besonders wichtig.

3.Sicherer, effektiver Datenfluss

Das führt uns zu sicheren, effektiven Workflows.. Dass die Sicherheit von herausragender Bedeutung ist, dem können wohl alle zustimmen. Doch die IT-Abteilungen müssen die richtige Balance zwischen Zugriffsmöglichkeiten und Schutz finden. Die Mitarbeiter sollten einfach auf die benötigten Dokumente zugreifen können, ohne sich mit denen herumplagen zu müssen, die sie nicht benötigen. Doch einfacher Zugriff für die Mitarbeiter darf nicht bedeuten, dass auch unberechtigte Zeitgenossen Zugriff erlangen.

Hier bieten cloudbasierte Systeme viele Vorteile. So können die Mitarbeiter simultan und ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen, die sie benötigen. Auch ermöglichen sie es den IT-Teams, die Sicherheit einfacher zu gewährleisten. Es können Regeln eingerichtet werden, die den Zugriff auf Dateispeicherorte auf dem Server gewähren oder einschränken.

Durch cloudbasiertes Flottenmanagement ist dies mittlerweile auch für Druck- und Scansysteme möglich. Sie können Benutzerprofile und Workflows aus zentraler Sicht definieren und verwalten. Das macht es einfach, Regeln für Zugriff und Datenmanagement festzulegen.

Auf dem Weg in eine Ära des hybriden Arbeitens befinden sich die IT-Abteilungen immer häufiger in der Rolle des "Daten-Architekten". Dabei steht die Bereitstellung der Tools und Technologien, die ein effektives und sicheres Arbeiten von überall aus ermöglichen, im Mittelpunkt. Bei den Planungen in Ihrem Unternehmen spielte die Cloud möglicherweise schon eine Rolle, aber, bei den vorgenannten Aufgaben hat sie eine entscheidende Bedeutung – besonders beim Flottenmanagement. Das darf nicht als notwendiges Übel angesehen werden, sondern stellt eine Chance dar: Ihr Flottenmanagement wird sich allgemein verbessern, die Verfügbarkeit wird sich erhöhen und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter ist gewährleistet.

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