Operative Digitalisierung: Prozesse automatisieren, Datensilos auflösen, Compliance sichern

Betriebsleitende haben erhebliche Summen in ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning), Workflow-Automatisierung und Cloud-basierte Tools investiert, aber viele bemerken immer noch Ineffizienzen, Compliance-Risiken und fragmentierte Prozesse, die ihr Geschäft verlangsamen.

Denn die Herausforderung für die Teams im operativen Bereich besteht heute nicht mehr darin, Arbeitsabläufe zu digitalisieren, sondern sie in das gesamte Unternehmen zu integrieren, um die Effizienz zu steigern, die Compliance zu verbessern und die Flexibilität des Unternehmens zu erhöhen.

Klar ist, dass Technologie allein noch keine Effizienz garantiert. Viele Arbeitsabläufe sind zumindest teilweise noch manuell, wobei Daten in Silos gefangen sind, Genehmigungen hinterherhinken und die Überwachung der Compliance menschliche Aufsicht erfordert. Es überrascht nicht, dass laut einer Studie von PWC 69 % der Führungskräfte in den Bereichen Betrieb und Lieferkette sagen, dass ihre Technologieinvestitionen nicht die erwarteten Ergebnisse erbracht haben¹.

„Indem Führungskräfte drei häufig übersehene Herausforderungen manueller Prozesse angehen – isolierte Systeme, mangelnde Transparenz und unklare Compliance – beseitigen sie Informationsengpässe und schöpfen das volle Potenzial ihrer digitalen Investitionen aus.“

Auch wenn die meisten papierbasierten Prozesse abgeschafft sind, so bleiben doch Ineffizienzen in Form von halbautomatisierten Arbeitsabläufen, unverbundenen Systemen und blinden Flecken bei der Compliance bestehen. Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert nicht unbedingt mehr Technologie, sondern einen intelligenteren, besser vernetzten Ansatz für das Informationsmanagement.

Obwohl wir in einem modernen, digitalisierten Umfeld leben, arbeiten viele Menschen bei wichtigen Geschäftsabläufen immer noch auf veraltete Weise. Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Compliance-Berichte und die Verwaltung der Poststelle greifen oft auf unnötige manuelle Dateneingaben, E-Mail-Ketten und unzusammenhängende Tabellenblätter zurück.

Die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung ist ein gutes Beispiel dafür. Viele Kreditorenbuchhaltungsteams verlassen sich immer noch auf die Rechnungsfreigabe per E-Mail und die manuelle Dateneingabe, was häufig zu Verzögerungen und kostspieligen Fehlern führt. Umgekehrt beschleunigt eine ordnungsgemäss automatisierte Rechnungserfassung, -validierung und -freigabe den Cashflow, verbessert die Genauigkeit und gibt den Finanzteams mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Getrennte oder isolierte Systeme verlangsamen den Betrieb erheblich. Wenn die Systeme nicht nahtlos integriert sind, müssen die Mitarbeiter Daten manuell zwischen ERP-, CRM-, Finanz- und Dokumentenmanagement-Plattformen übertragen. Das führt zu Fehlern, Engpässen und noch mehr Zeitverlust.

Der Prozess der Vertragsverwaltung ist ein klassischer Fall. Viele Unternehmen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Verträge immer noch auf E-Mails und Tabellenkalkulationen, was jede Form der Nachverfolgung von Genehmigungen, der Versionskontrolle und der Durchsetzung von Vorschriften erschwert. Die Automatisierung dieser Vertragsabläufe – von der Ausarbeitung über die Genehmigung bis hin zur Ausführung – bietet eine vollständige Transparenz des Prozesses, kürzere Bearbeitungszeiten und eine kontinuierliche Verfolgung der Compliance.

Die behördlichen Anforderungen steigen, aber vielen Unternehmen fehlt der Überblick über potenzielle Risiken in den Bereichen Dokumentensicherheit, Information Governance und allgemeine Einhaltung von Vorschriften. So verfügen beispielsweise 53 % der Unternehmen nicht über automatisierte Zugriffsrechte auf Dokumente², was die Gefahr von Bussgeldern und negativer PR erheblich erhöht.

Eine einfache Lösung zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist eine digitale Poststelle, die durch die automatische Erfassung und Weiterleitung eingehender Dokumente die Compliance erleichtert. Egal, ob die Post per E-Mail, als Papier, das eingescannt werden muss, oder in digitaler Form eingeht. Eine digitale Poststelle stellt sicher, dass jedes Geschäftsdokument sofort die richtige Person oder das richtige Team erreicht, ohne dass das Risiko besteht, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.

Die Verbesserung der Informationsverwaltung bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich, da sie die Widerstandsfähigkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz im gesamten Unternehmen erhöht. Wie im letzten Abschnitt erläutert, haben jedoch selbst Unternehmen, die den Übergang zu digitalen Prozessen und Arbeitsabläufen vollzogen haben, häufig mit unvollständiger Automatisierung, Datensilos und Sicherheitslücken zu kämpfen, die die Entscheidungsfindung behindern. Wie können die Teams im operativen Bereich die Chancen digitaler Investitionen nutzen?

Die Verringerung manueller Eingriffe in wichtige Arbeitsabläufe verbessert die Effizienz von Kerngeschäftsprozessen erheblich. Nach Untersuchungen von Canon³kann eine wirksame Automatisierung die Bearbeitungszeiten um bis zu 50 % verkürzen – Zeit, die Teams stattdessen für strategische Verbesserungen und nicht für sich wiederholende Aufgaben verwenden können.

Die Verknüpfung von Informationsworkflows über Geschäftssysteme wie ERP, CRM und Dokumentenmanagement hinweg beseitigt potenzielle Hindernisse und ermöglicht schnellere, datengestützte Entscheidungen. Unternehmen, die eine End-to-End-Automatisierung einführen, erzielen eine um 75 % höhere Wahrscheinlichkeit, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren nicht automatisierten Konkurrenten⁴.

Ein weiterer Bereich, in dem ein intelligentes Informationsmanagement eine zentrale Rolle spielt, ist die Compliance. Nur 51 % der IT-Teams geben an, dass die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten vollständig automatisiert sind⁵, was natürlich nicht nur das Risiko eines Verstosses gegen die Compliance-Vorschriften erhöht, sondern auch einen enormen Arbeitsaufwand für die Teams bedeutet, die diesen Prozess manuell verwalten. Durch die Einführung einer unternehmensweiten Information Governance erhöht ein Unternehmen sofort die Dokumentensicherheit, optimiert die Einhaltung von Vorschriften und verringert seine rechtlichen Risiken.

Das Ergebnis? Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen, die ihre Informationsabläufe optimieren, ihre Betriebskosten um bis zu 30 % senken⁶ . Durch die einfache Optimierung der Dokumentenverarbeitungszeit, die Eliminierung manueller Übergaben und die Automatisierung von Konformitätsprüfungen kann jedes Unternehmen Kosten einsparen und gleichzeitig die Produktivität steigern.

Die Aussicht auf digitale Optimierung mag beängstigend erscheinen, doch in Wirklichkeit handelt es sich um eine Reihe unkomplizierter Schritte:

1. Überprüfen Sie die aktuellen Arbeitsabläufe, um Engpässe und manuelle Eingriffe zu ermitteln, die den Betrieb verlangsamen.
2. Reissen Sie Silos ein durch die Integration von Informationen aus ERP-, CRM- und Compliance-Systemen.
3. Automatisieren Sie wichtige Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement und die sofortige Weiterleitung von Dokumenten über eine digitale Poststelle.
4. Verbessern Sie die Sicherheit und Compliance, indem Sie automatische Aufbewahrungsrichtlinien, Zugriffskontrollen und unternehmensweite Governance-Initiativen implementieren.
5. Gehen Sie Partnerschaften mit Experten ein, die wissen, wie man Informationsmanagement-Lösungen effektiv integriert.

Bei der nächsten Phase der digitalen Transformation im operativen Bereich geht es nicht darum, noch mehr Technologie zu implementieren. Stattdessen muss dafür gesorgt werden, dass die Technologie intelligenter arbeitet. Diejenigen Unternehmen, die die Effizienzlücke schliessen können – ihre Systeme intelligent integrieren und einen nahtlosen Datenfluss im gesamten Unternehmen sicherstellen –, werden einen entscheidenden Vorteil in Bezug auf Geschwindigkeit, Kosteneinsparungen und betriebliche Stabilität erlangen.

Der Schlüssel liegt darin, Möglichkeiten zur Automatisierung wichtiger Arbeitsabläufe zu erkennen, unterschiedliche IT-Systeme im gesamten Unternehmen miteinander zu verbinden und die Abhängigkeit von der manuellen Einhaltung von Vorschriften zu verringern. Nur dann können Unternehmen die Punkte miteinander verbinden und damit beginnen, den grössten Nutzen aus ihrer digitalen Transformation zu ziehen.

Ein effektives Informationsmanagement ist nicht nur ein ehrgeiziges Ziel, sondern ein strategisches Gut, dem jedes Unternehmen Aufmerksamkeit schenken muss. Es führt zu messbaren geschäftlichen Auswirkungen. Und mit den richtigen Lösungen wie digitalen Poststellen, Vertragsmanagement und Automatisierung der Rechnungsstellung können Unternehmen endlich fragmentierte Arbeitsabläufe hinter sich lassen und das Betriebsmodell der Zukunft aufbauen.