Die Art, wie wir arbeiten, hat sich rapide verändert. Unternehmen, die vor kurzem noch vollständig auf 'Arbeiten im Büro' ausgerichtet waren, erkunden mehr und mehr neue Möglichkeiten für ihre Belegschaft.

Auf der Grundlage von Gesprächen mit unseren Kunden haben wir vier typische Arten von Arbeitsplätzen definiert, die von Unternehmen in ganz Europa genutzt werden, oft in Kombination als "hybride" Konfiguration. Das sind der „Company-Hub“ (das Büro in der Zentrale oder Zweigstelle), der „Community-Hub“ (etwa ein gemeinsam genutzter Co-Working-Bereich), der „Home-Hub“ (um von Zuhause aus zu arbeiten) und der „Mobile-Hub“ (für unterwegs).

Doch die Umstellung auf hybrides Arbeiten ist nicht immer einfach. Da die Teams an verschiedenen Standorten arbeiten, ist es wichtig, dass die Unternehmen über einen ausgefeilten Plan verfügen, um den sicheren und effektiven Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

Im folgenden Artikel geben wir fünf Tipps, die jedem Unternehmen den Start ins hybride Arbeiten erleichtern.

Cloudbasierte Plattformen bieten eine einheitliche Umgebung, in der Teams unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten, Informationen austauschen und kooperieren können. Indem Sie Arbeitslasten, Plattformen und Infrastruktur in die Cloud verlagern, können Sie Ihre Mitarbeitenden von ihren spezifischen Arbeitsplätzen abkoppeln – und wenn Sie keine Infrastruktur vor Ort zu verwalten und zu warten haben, kann Ihr Unternehmen theoretisch vollständig virtuell arbeiten.

Sobald Ihr Unternehmen Cloud-Technologien eingeführt hat, können Sie auch die Vorteile von Anwendungen nutzen, die das hybride Arbeiten für Teams erleichtern. Wir wissen zum Beispiel, dass Mitarbeiter nur dann effektiv arbeiten können, wenn sie auf die Dokumente, die sie täglich verwenden, ungehindert zugreifen und mit ihnen interagieren können. Deshalb haben wir Dienste wie Cloud Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung entwickelt. Sie ermöglichen es, dass Unternehmen über die Cloud auf ihre kompletten Dokumenten-Workflows zugreifen und verwalten können, so dass Teams wie gewohnt arbeiten können – jedoch von jedem beliebigen Standort aus.

Egal, ob Sie bereits auf dem Weg sind, sich cloudfähig zu machen oder noch überlegen, wir können Sie bei der Optimierung Ihrer hybriden Arbeitsumgebung unterstützen. Denn wir bei Canon stellen Ihnen unsere Lösungen genau so bereit, wie es für Sie am besten passt: via Cloud oder in einem Mix aus beiden Welten.

Haben Sie durchdacht, wie Ihre Arbeitsabläufe an ein hybrides Arbeitsmodell angepasst werden können? Beginnen Sie damit, sie sich genau auszumalen: An welchem Punkt sind Sie derzeit auf personen- oder ortsgebundene Schritte angewiesen? Damit Ihre Workflows auch in einem hybriden Modell effizient funktionieren, müssen sie fliessen, und zwar unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden. Das bedeutet, diese Schritte müssen auf einen digitalen Prozess umgestellt werden, der durch Workflow-Technologie unterstützt wird.

Die Planung und Implementierung digitaler Workflows kann schnell komplex und teuer werden, was die Umstellung auf hybrides Arbeiten erschwert, insbesondere für kleinere Unternehmen mit knappen Budgets. Doch in Cloud Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung steckt unsere gesamte Expertise in Sachen Vorkonfigurierung von gängigen Geschäftsabläufen für Sie, von der Fakturierung bis zum Vertragsmanagement, und auf alles kann direkt über die Canon Hardware zugegriffen werden. Das bedeutet, dass die Schritte in einem digitalen Dokumenten-Workflow, wie z. B. Genehmigung, Freigabe und Aufbewahrungsrichtlinien, vorkonfiguriert sind, wodurch Sie Zeit und Geld bei der Einrichtung hybrider Arbeitsbereiche sparen.

Die Verlagerung der Belegschaft aus dem Unternehmen heraus wird natürlich neue Sicherheitslücken schaffen, besonders wenn Daten vom Unternehmen nach draussen oder umgekehrt wandern. Es ist wichtig, dass die wertvollsten Informationsbestände ermittelt werden und man sich unter anderem folgende Fragen stellt: Wie werden die Teams mit diesen Daten umgehen, wenn sie von anderen Standorten aus arbeiten? Welche Schutzmassnahmen greifen, um versehentliche oder böswillige Datenverstösse zu verhindern? Als Unternehmen ist es wichtig, robuste praxiserprobte Regeln einzuführen, um zu verhindern, dass Beschäftigte neue Schwachstellen schaffen. Doch Sie benötigen ebenso eine Technologie, die Eigensicherheit bietet, die die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit schützt. Deshalb ist es wichtig, bei den Lösungen, die Sie für das hybride Arbeiten in Betracht ziehen, die Sicherheitsaspekte genau zu beachten und zu überprüfen.

Bei der Entwicklung unseres Dienstes Cloud Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung stand Sicherheit an erster Stelle. Der durchgängige Datenmanagement-Service verbessert nicht nur die Nutzererfahrung beim hybriden Arbeiten, sondern verfügt auch über Sicherheitsmechanismen, die jede Phase des Dokumentenlebenszyklus abdecken. So werden beispielsweise die Richtlinien für den Dokumentenzugriff automatisch angewendet, wenn ein Dokument gescannt wird, während die im zentralen Dokumentenspeicher gespeicherten Informationen durch Microsoft Azure sicher geschützt sind.

Unsere Lösungen und Dienstleistungen für das Dokumentenmanagement arbeiten auch mit unserer Hardware perfekt zusammen, um Ihrem Unternehmen einen zuverlässigen Schutz zu bieten. Unsere Systeme sind von vornherein auf Sicherheit ausgelegt und bieten eine Reihe von Funktionen und Möglichkeiten zum Dokumentenschutz, von der eingebauten McAfee Embedded Control-Software bis hin zur Benutzerauthentifizierung.

Der Schlüssel zum Erfolg eines hybriden Arbeitsmodells liegt in der ganzheitlichen Betrachtung aller Arbeitsstätten. Kein Arbeitsplatz ist eine Insel: Auch aus der Distanz müssen die Teams nahtlos zusammenarbeiten können. Deshalb geht es nicht nur darum, wie die Technologie zu jeder Arbeitsstätte passt, sondern darum, welche Technologien zusammen funktionieren. Achten Sie darauf, dass Sie die Technologien ausprobiert und getestet haben, bevor Sie sie einsetzen. Lassen sie sich gut integrieren? Oder ist eine andauernde Mitwirkung der IT erforderlich, damit sie zusammen funktionieren? Die Integration von Lösungen ist eine der schwierigsten Aufgaben für die IT-Teams, und deshalb ist dies ein wichtiger Aspekt.

Wir bei Canon entwickeln unsere gesamte Hardware und unsere Lösungen so, dass sie perfekt zusammenarbeiten und die Verwaltung hybrider Arbeitsumgebungen nicht zum Problem für die IT-Abteilung wird. Unsere Lösungen für das Dokumenten- und Informationsmanagement arbeiten mit unseren Systemen zusammen, die Einbindung ist einfach und es besteht immer die Möglichkeit, die Funktionen zu erweitern oder anzupassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Es besteht ein grosser Druck, sich ständig an die Entwicklung der Arbeitsweisen anzupassen, aber Schnelligkeit sollte nicht auf Kosten einer guten Planung gehen. Der Versuch, die Funktionsweise Ihres Unternehmens neu zu planen, um es sicher, kollaborativ und effizient zu machen, wenn die Teams an verschiedenen Orten arbeiten, kann zu einer Mammutaufgabe werden. Anstatt es im Alleingang zu versuchen, kann Canon Ihnen als erfahrener Partner zur Seite stehen. Wir unterstützen Sie während des gesamten Weges, sowohl bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten als auch bei der fortlaufenden Optimierung. Wir bauen mit Ihnen ein Modell für nachhaltiges hybrides Arbeiten nach praxiserprobten Verfahren auf.