Canon beliefert das Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (übersetzt in etwa: Agentur für Arbeitnehmerversicherungen, UWV) bereits seit dreissig Jahren mit Hard- und Software. Im Auftrag der niederländischen Regierung erbringt das UWV Dienstleistungen im Bereich der Sozial- und Arbeitnehmerfürsorge, einschliesslich der Verwaltung von Beschäftigungs- und Leistungsdaten, der Beurteilung von Krankheiten und der Arbeitsfähigkeit der Bürger sowie der Auszahlung von Versicherungsansprüchen der Arbeitnehmer.
Als Verwaltungsbehörde, die für die Arbeitnehmerversicherungen landesweit zuständig ist, spielt das UWV eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, 1,2 Millionen Familien die notwendige Unterstützung zukommen zu lassen. Derzeit werden jährlich über 60 Millionen Nachrichten an die Kunden verschickt. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Organisation stets klar und effizient mit den Empfängern kommunizieren kann, insbesondere über Änderungen der Rechtsvorschriften, die sich auf ihr Leben auswirken.
UWV bietet seinen Kunden ein hervorragendes Multichannel-Erlebnis in grossem Umfang
Zielsetzung
UWV benötigte ein umfassendes System für das Management der Kundenkommunikation, das die Erstellung und Personalisierung beschleunigt und erleichtert und gleichzeitig die Kosten senkt.
Herausforderung
UWV stand unter dem Druck der Regierung, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Es musste sichergestellt werden, dass die gesamte Kommunikation die sich schnell ändernde Gesetzgebung und politische Aktualisierungen widerspiegelt, sowie neuerdings, dass digitale Kommunikation trotz vorhandener veralteter IT eingeführt wird.
Herangehensweise
Canon implementierte ein Ökosystem aus Software- und Hardwarelösungen, das in die UWV-eigenen Systeme integriert werden konnte, um eine effektive Produktion und Verwaltung der ausgehenden Kommunikation durchgängig zu ermöglichen.
UWV nutzt eine Unmenge an Dokumentenvorlagen. Sie sind mit einer Vielzahl von Datenbanken verbunden und so stammen die Daten aus einer Reihe verschiedener Systeme. Erstellung oder Anpassung der Vorlagen erfordert daher ein hohes Mass an technischem Know-how. Jeder Vorlage müssen die richtigen Anhänge hinzugefügt werden, und die Nachrichten müssen in den richtigen Formaten über die richtigen Kanäle an die UWV-Kunden gesendet werden.
Warum Canon
Aus folgenden Gründen hat sich UWV für Canon entschieden:
- Vertrauen: Die Erfolgsgeschichte von Canon und UWV reicht bis ins Jahr 1991 zurück. Beide Unternehmen haben eine starke Beziehung aufgebaut, die auf Vertrauen und gemeinsamer Expertise beruht.
- Erfahrung: Canon hat über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Implementierung von Kundenkommunikationslösungen im grossen Massstab und ist Branchenexperte für die Prozessentwicklung und Orchestrierung für diese Lösungen.
- Support: Canon und sein Support-Team verfügen über das technische Know-how, um die von der UWV benötigten Lösungen nicht nur zu beschaffen und zu entwickeln, sondern sie auch in ihrem Namen zu verwalten.
Herangehensweise
Ganzheitliche Kundenkommunikations-Lösungen
Canon hat ein ganzes Ökosystem von Technologien implementiert, das es dem UWV ermöglicht, die ausgehende Kommunikation durchgängig und effektiv zu produzieren und zu verwalten. Die Technologien erlauben es dem UWV:
Personalisierte Kommunikation
Eine Quadient Inspire Lösung ermöglicht, die Personalisierung von Dokumenten zu automatisieren, um die aktuelle Situation des Kunden widerzuspiegeln, ohne Eingriffe des Anwenders.
Automatische Vorlagen für unterschiedlich Kanäle
Quadient Inspire passt ausgehende Nachrichten automatisch an den jeweiligen Zielkanal an. Das bedeutet, dass man bei UWV keine manuelle Formatierung der Nachrichten mehr vornehmen muss, weder bei der Beantwortung von Kundenanfragen noch bei der Kontaktaufnahme mit Kunden.
Einfaches Planen und Spoolen von Aufträgen
Mit PRISMAproduction, dem intelligenten Spoolmanagement-System, wird der gesamte Dokumentenproduktionsprozess gesteuert und verwaltet. Über den modernen, benutzerfreundlichen Client und das Dashboard werden die täglichen Routineaufgaben sowie die Systemverwaltung über PRISMAsatellite spielend einfach erledigt.
Zuverlässige Herstellung der Briefpost in grossem Massstab
UWV setzt zwei Canon varioPRINT 6000 Systeme ein, die ein Druckvolumen von bis zu 10 Millionen DIN A4-Seiten pro Monat bewältigen können, und so dem hohen Volumen an ausgehender Kommunikation der Organisation gerecht werden.
Zentral verwaltete Produktion
Die Druckproduktion wird zentral über PRISMAproduction Server, ein einfaches Workflow- und Output-Management-System, gesteuert.
Die Integration steuern
Canon unterstützte UWV bei der Integration von Quadient Inspire. Dadurch wurde eine schnellere, einfachere und stabilere Einbindung in die UWV-eigenen Systeme ermöglicht sowie die Datenentnahme aus den Systemen erleichtert und somit die personalisierte Kommunikation gefördert.
Beratungsunternehmen
Das Canon Support-Delivery-Team arbeitet mit UWV im Rahmen einer festen Konsultationsstruktur zusammen, wobei wöchentlich operative und monatlich taktische Lieferantenberatungen und Service-Meetings stattfinden.
Risikoverminderung
Canon bietet auch einen Geschäftskontinuitätsvertrag (Business Continuity Contract) für ein- und ausgehende Post von UWV an. Dabei handelt es sich um einen Backup-Service, der sicherstellt, dass diese Prozesse im Falle eines Ausfalls sofort von Canon übernommen werden können.
Vorteile / Ergebnisse
UWV nutzt eine Unmenge an Dokumentenvorlagen. Sie sind mit einer Vielzahl von Datenbanken verbunden und so stammen die Daten aus einer Reihe verschiedener Systeme. Erstellung oder Anpassung der Vorlagen erfordert daher ein hohes Mass an technischem Know-how. Jeder Vorlage müssen die richtigen Anhänge hinzugefügt werden, und die Nachrichten müssen in den richtigen Formaten über die richtigen Kanäle an die UWV-Kunden gesendet werden.
Vereinfachte Multichannel-Kommunikation
UWV muss keine Vorlagen für ihre Mitteilungen, die für die beiden Kanäle bestimmt sind, mehr manuell erstellen. So ist es einfacher, die Botschaften so zu übermitteln, wie es dem Kunden am liebsten ist.
Drucksaal auf festem Fundament
Die Zusammenlegung der gesamten Hardware in einem einzigen Drucksaal hat dem UWV geholfen, den Verwaltungsaufwand am Arbeitsplatz zu verringern und die Arbeitsabläufe zu straffen. Dadurch wurde die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter erhöht und das Fehlerrisiko verringert.
Mit weniger mehr erreichen
Canon unterstützte das UWV dabei, wertvolle Zeit zu sparen und die Kosten zu senken, indem der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden reduziert wurde.
Raum für Wachstum
Die Lösungen von Canon sind so konzipiert, dass sie mit dem UWV mitwachsen, denn neue Vertriebskanäle können in Zukunft bei Bedarf einfach hinzugefügt werden.
Präzise und konform
Die Technologien von Canon sorgten dafür, dass der grosse Kundenstamm von UWV Mitteilungen erhielt, die korrekt und konform waren, aber auch die persönlichen Umstände sowie die geltenden Vorschriften berücksichtigten.
Nahtlose Transformation
UWV war in der Lage, neue Fähigkeiten zu entwickeln, ohne den komplexen und zeitaufwändigen Prozess des Austauschs oder der Erneuerung ihrer bestehenden Systeme durchlaufen zu müssen.
Zugehörige Produkte und Lösungen
Kundenkommunikation
Helfen Sie Ihren Kunden, sich in einer überfüllten Welt abzuheben
Automatisierung der Dokumentenproduktion
Automatisieren und zentralisieren Sie die Erstellung geschäftskritischer Dokumente
Quadient Inspire
Nahtlose Kundenkommunikation über alle Kanäle hinweg erstellen, steuern und verteilen.
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