Business Transformation

Mehr Effizienz und ROI für eine moderne IT-Abteilung

Praktische Ratschläge, wie robotergestützte Prozessautomatisierung und Automatisierung für einen Effizienzschub in Ihrem Unternehmen sorgen

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Three silver laptops on a black table with purple mugs and water. Woman reads a paper with a pink sticky note and red mug.

Ineffizienz – ein tief verwurzeltes Problem?

Jahr für Jahr steht Ineffizienz ganz oben auf der Agenda der Geschäftsführung. Aber dennoch erweist sie sich als weit verbreitetes, hartnäckiges Problem. Natürlich wäre es bequem, einzelne Abteilungen oder Projekte dafür verantwortlich zu machen. Doch Tatsache ist: Oft sind es die kleinen Engpässe und Stockungen im Tagesgeschäft, die sich zu einem großen Problem auswachsen. 15 % der Mitarbeiter räumen ein, dass sie bestimmte Formulare nur deshalb ausdrucken und ausfüllen, um sie danach wieder zu digitalisieren,[1] und 55 % der Führungskräfte verwenden jede Woche 8 Stunden auf manuelle Routineaufgaben.[2]

Hier ist Technologie gefordert, die händische Aufgaben reduziert und Ineffizienz beseitigt – eine Herausforderung für die IT-Abteilung. Und eine gute Gelegenheit für die IT, den intern Beteiligten zu zeigen, welchen Wert neue Strategien und Lösungen haben, die Kosten senken und effizientere Arbeitsweisen forcieren.

Die Ursachen der Ineffizienz

Vor allem in großen Unternehmen ist Ineffizienz gehäuft zu finden. Strukturen und Workflows haben sich über einen langen Zeitraum herausgebildet. Durch unterschiedliche Arbeitsabläufe entstehen oft Reibungen zwischen Abteilungen. Angestellte geben zudem ungern vertraute Arbeitsweisen auf und bedienen sich dabei einer veralteten Infrastruktur. Das mag im Tagesgeschäft leidlich funktionieren, aber letztlich schwächt es die Wettbewerbsfähigkeit und verhindert Verbesserungen.

Das Personalwesen ist ein Beispiel für eine Abteilung, in der viel Zeit für Bürokratie draufgeht. Das Rekrutieren von Bewerbern und das Organisieren von Gesprächen mit ihnen frisst viele Stunden. Mails gehen hin und her. Dokumente werden ausgetauscht, gedruckt, ausgefüllt, gescannt und versandt. Weitere Zeit geht bei der Eingabe der Daten neuer Mitarbeiter in die IT-Systeme verloren. Die Mehrheit der Firmen (63 %) berichtet, dass weniger als die Hälfte ihrer HR-Prozesse automatisiert ist.[3] Das Meiste wird also von Hand erledigt. Für die Personal- und Finanzabteilung, die definitiv Kostenstellen sind, ist es wichtig, dem eigenen Unternehmen ihren Mehrwert aufzuzeigen, indem man unnötige Ausgaben senkt.

Personalabteilungen im Speziellen und Firmen als Ganzes können dieses Problem mithilfe der IT lösen. Mit der passenden Informationsmanagement-Technologie wird die IT-Abteilung zum Dreh- und Angelpunkt bei der Mehrwert-Generierung. Sie hilft mit, die Kosten zu senken und die Kapitalrendite zu steigern.

Ein Leitfaden zu einem besseren Informationsmanagement

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Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Den Wandel vorantreiben

Operative Verbesserungen erzielt man, indem man Informationsmanagement-Technik nutzt, einschl. Workflowautomatisierung und robotergestützter Prozessautomatisierung. Personal- und Finanzabteilungen sind für diese Art von Technologie prädestiniert. Vor allem die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet sich hierfür an. Die Fakturierung wird einfacher, händische Aufgaben entfallen, und man hat mehr Überblick und Kontrolle über wichtige Finanzdaten.

Diese Technologien haben erwiesene Vorteile. Laut der Hackett Group machen leistungsstarke Finanzabteilungen durch den Verzicht auf fehleranfällige manuelle Eingriffe 60 % weniger Schnitzer bei der Rechnungserstellung.[4] Die Studie macht deutlich, dass der Unterschied zwischen einer typischen und einer herausragenden Finanzabteilung in der Verwendung ihrer IT-Budgets liegt. Bei ähnlichen Ausgaben für Technik investieren wegweisende Abteilungen in die Modernisierung bestehender und den Erwerb neuer digitaler Lösungen.

Der Wandel mag manchen Mitarbeitern Angst machen, vor allem jenen, die keine Veränderung mögen. Doch die neue Technik hat konkrete Vorteile für ihre tägliche Arbeit. Angestellte können sich wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen, wie der Suche nach Geschäftschancen, der Nachwuchsrekrutierung und der wachstumsorientierten Strategieentwicklung.

Los geht's!

Wie fangen wir an? Der erste Schritt besteht darin herauszufinden, wo ineffizient gearbeitet wird. Durch eine genaue Analyse der jetzigen Workflows können IT-Abteilungen herausfinden, wo die Schwachstellen sind. Welchen Weg nehmen Dokumente innerhalb eines Unternehmens? Warum verwenden Mitarbeiter viel Zeit auf Papierkram, der mühelos von einem Digitalsystem ergänzt und erledigt werden könnte?

Wo gehen Informationen verloren oder lassen sich nur noch schwer nachverfolgen? In Zeiten, in denen Datensicherheit und Compliance immer wichtiger werden, sollten Unternehmen die eigene Informationsverarbeitung fest im Griff haben. Automatisierung bietet auch hier Vorteile. Während man nicht kontrollieren kann, wo Mitarbeiter ausgedruckte Lebensläufe im Büro liegen lassen, ist bei digitalen und automatisierten Abläufen gewährleistet, dass sich ein Lebenslauf über seinen gesamten Dokumentenzyklus verfolgen lässt. Systeme können Rückmeldung geben, wer ein Dokument geöffnet hat, an wen es gesendet wurde und in welchen Speichersystemen es sich befindet.

Zuerst die Analyse. Dann erstellen Sie einen Plan, der erste Maßnahmen umfasst, die kurzfristig Kapitalrendite bringen. Der zu besteigende Berg mag hoch erscheinen, doch die Automatisierung bürokratischer Abläufe liefert zügig Mehrwerte.

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